Modulul tematic 69
Realizarea
unei licitaţii cu
finanţare de la
Banca
Internaţională
pentru Reconstrucţie şi
Dezvoltare
ing. Adrian-Dan IVANOV
Banca Internaţională pentru Reconstrucţie
şi Dezvoltare (BIRD) este una dintre organizaţiile BĂNCII
MONDIALE, ce are ca scop finanţarea unor proiecte în ţările în
curs de dezvoltare.
Condiţiile generale de acordare a împrumuturilor sunt:
- cel puţin
1/3 din valoarea totală să fie acoperită de guvernul respectiv;
- proiectul
să se refere la creearea sau dezvoltarea unor capacităţi
productive, capabile să asigure obţinerea unor profituri; în acest
fel se creează condiţiile necesare atât rambursării
împrumutului, cât şi dezvoltării ulterioare a investiţiei
realizate;
- rambursarea se
va face după o perioadă de graţie ce variază de la 5 la 15
ani, cu o dobândă mai mică decât cea cerută de băncile
comerciale sau de investiţii.
În general, derularea împrumutului are loc sub controlul
unor echipe specializate care aparţin direct guvernului sau ministerului
de resort. Pregătirea acestor echipe este asigurată de firme de
specializate în acest gen de operaţiuni. Angajarea acestor firme se face
tot prin licitaţii, iar plata este cuprinsă în cadrul
finaţării, respectiv din acelaşi împrumut.
Scopul controlulul este, pe de o parte, asigurarea
corectitudinii derulării licitaţiei şi, pe de altă parte,
asigurarea practicilor comerciale internaţionale uzuale.
Un al doilea control
este cel efectuat de funcţionarii BIRD şi impus pentru
două faze ale procesului de finanţare.
Derularea normală a unui proces de
finanţare cuprinde 5 faze:
I. Pregătirea documentaţiei de licitaţie
II. Organizarea licitaţiei
III. Evaluarea ofertei primite
IV. Declararea câştigătorilor şi semnarea
contractelor
V. Derularea plăţilor şi a contractelor
Procesul decizional pentru selectarea unui
câştigător poate fi interpretat schematic ca în fig.1.
Fig. 1. Schema generală a procesului decizional
I. PREGĂTIREA DOCUMENTAŢIEI DE LICITAŢIE
Documentaţia de licitaţie cuprinde toate informaţiile
necesare firmelor pentru a participa şi, eventual, câştiga
licitaţia, în condiţii de echitabilitate şi
transparenţă.
Redactarea documentaţiei se face obligatoriu în limba
engleză.
Cele două părţi principale ale
documentaţiei sunt:
A. Condiţii generale
şi comerciale
B. Specificaţii tehnice
A. Condiţii generale şi comerciale
Această parte a documentaţiei este
concepută, în general, de experţi BIRD şi personalul specializat
al ministerului de resort sau al guvernului
Structura pe capitole a acestei părţi este
următoarea:
1. Instrucţiuni privind organizarea
licitaţiei
2. Instrucţiuni privind conţinutul
şi forma de prezentare a ofertelor şi a garanţiilor bancare
3. Modul de deschidere al ofertelor
4. Instrucţiuni privind evaluarea ofertelor
5. Condiţii generale şi particulare ale
contractului, ce includ:
condiţii de plată şi de livrare, termene de
garanţie, modul de finalizare a contractului şi de soluţionare a
eventualelor neînţelegeri
6. Anexe, care cuprind formulare tip ce trebuie
să apară în oferte: preţuri detaliate pe categorii (SCHEDULE OF
REQUIREMENTS), formularul de participare la licitaţie (BID FORM) şi
garanţia bancară oferită de participanţii la licitaţie
(BID SECURITY sau BID BOND).
B. Specificaţii tehnice
Această a doua parte a documentaţiei cuprinde
descrierea echipamentelor, materialelor sau serviciilor ce urmează a fi
achiziţionate prin licitaţie.
Conceperea şi redactarea ei se va face de către
specialiştii beneficiarului şi este aprobată de către
experţii ministerului, respectiv guvernului, precum şi de cei ai
BIRD.
Ca regulă generală, ea trebuie să
cuprindă o serie de elemente, pentru fiecare obiect sau serviciu ce
urmează a fi achiziţionat prin licitaţie (ITEM), şi anume:
1. Aplicabilitate - în ce scop şi în ce
condiţii urmează a fi utilizat ITEM-ul;
2. Utilităţi - caracteristicile
diverselor surse (energie, apă, resurse umane, echipamente, terenuri etc.)
ce vor putea fi folosite pentru punerea în funcţiune a echipamentelor sau
completarea serviciilor solicitate prin licitaţie;
3. Componenţa:
- pentru echipamente - materiale utilizabile, greutăţi
şi dimensiuni admise, automatizări necesare, utilaje auxiliare etc.;
- pentru servicii - condiţii de desfăşurare,
etapizare, program de predare a fazelor, operaţii necesare etc.
4. Caracteristici tehnice şi
funcţionale;
5. Servicii auxiliare necesare - de exemplu, în
cazul echipamentelor: perioada de garanţie, piese de schimb şi scule
speciale necesare, manuale tehnice şi de utilizare, documentaţie de
validare etc.
Se impune aici o serie de precizări şi de
exemplificări obţinute din experienţa proprie.
O greşeală frecventă este aceea ca
utilizatorul final să fie şi cel care întocmeşte
specificaţiile tehnice. Desigur, acesta ştie cel mai bune ce are
nevoie, dar de cele mai multe ori uită lucruri esenţiale.
Iată exemple:
1) Şeful
unei secţii a uitat să specifice frecvenţa curentului utilizat
pentru aparatul pe care îl solicita.
Utilajul “Câştigător” lucra
la 60 Hz, în loc de 50 Hz, frecvenţa ce putea fi asigurată.
Convectorul de frecvenţă realizat în ţară este la fel de
mare ca utilajul cumpărat iar frecvenţa obţinută astfel nu
este suficient de stabilă pentru a-i asigura acestuia o funcţionare
optimă.
2) În
specificaţia tehnică a unui sterilizator au fost menţionate doar
dimensiunile utile, în ofertă nu au fost precizate dimensiunile de
gabarit. Abia la livrarea aparaturii s-a văzut că acesta este atât de
mare, încât nu încape în secţia pentru care fusese prevăzut.
Construcţia unei clădiri anexe şi
reorganizarea întregului flux productiv au dus la o întârziere cu 9 luni a
punerii în funcţiune.
Odată alcătuită, documentaţia de
licitaţie trebuie aprobată de experţii BIRD.
Prin aprobare, documentaţia devine legea de
desfăşurare a tuturor etapelor ulterioare. În concluzie, orice eroare
strecurată în documentaţie capătă, prin aprobare, caracter
legal, obligatoriu.
Este interesant de menţionat că fiecare ofertant
este obligat să cumpere un exemplar al documentaţiei de
licitaţie. Nerespectarea acestei condiţii atrage după ea eliminarea
ofertei, înainte de evaluare (v. fig.1).
II. ORGANIZAREA LICITAŢIEI
Se desfăşoară conform documentaţiei de
licitaţie, în mai multe etape:
1. Invitaţia oficială la
licitaţie - reprezentată de anunţuri în două
cotidiane naţionale şi într-unul internaţional, la care se
adaugă invitaţii trimise tuturor ambasadelor.
2. Etapa intermediară - o perioadă de 45-90 zile în care firmele interesate pot cere
lămuriri sau modificări ale documentaţiei şi îşi
pregătesc ofertele, îşi procură documentaţia.
3. Deschiderea ofertelor - în ziua, la ora şi în locul anunţat prin invitaţie se
trece la deschiderea ofertelor. Operaţia se execută în prezenţa
acelor reprezentanţi de firme care doresc să participe.
Se
desigiliează plicurile cu ofertele în original, se anunţă
preţurile şi ITEM-urile la care licitează fiecare firmă
şi se verifică existenţa garanţiilor de licitaţie.
III. EVALUAREA OFERTELOR PRIMITE
Evaluarea ofertelor primite se desfăşoară în
mai multe etape:
1. Evaluarea preliminară
2. Evaluarea tehnică
3. Evaluarea comercială
4. Calificarea post-evaluare
1. Evaluarea preliminară:
constă în verificarea îndeplinirii tuturor condiţiilor necesare
pentru ca oferta să poată fi considerată valabilă
(substantially responsive). Există însă şi o serie de erori ce
duc la eliminarea ofertei ca “not substantially responsive”.
Astfel, pot fi eliminate oferte la care perioada de valabilitate este mai
mică decât cea solicitată în documentaţia de licitaţie (de
obicei 90 zile) sau la care valoarea Bid Security este mai mică decât cea
impusă (de cele mai multe ori 2,5% din valoarea ofertei).
Există şi o serie de alte erori, ce se
corectează fără ca aceasta să atragă eliminarea
ofertei, cum ar fi: erorile aritmetice sau cele de încadrare a ofertantului.
Tot în această etapă, se face evaluarea
capacităţi tehnice şi financiare a ofertantului, conform
documentelor incluse de acesta în ofertă.
Trebuie menţionat că evaluarea preliminară
este etapa cea mai laborioasă.
Ea cuprinde verificarea tuturor calculelor matematice, a semnării
sau iniţializării (semnării numai cu iniţialele)
fiecărei pagini a fiecărei oferte, eventual a bilanţurilor
anuale prezentate. De aceea, este indicat să fie efectuată de
personal cu experienţă în acest gen de operaţii.
În general, evaluarea preliminară oferă o
estimare destul de exactă a seriozităţii ofertantului, a
capacităţii lui atât de a realiza echipamentul sau serviciile
licitate, cât şi de a-şi îndeplini ce-i revin în perioadele de
garanţie şi post-garanţie.
De asemenea, se pot obţine informaţii privind
fiabilitatea echipamentelor oferite prin raportarea preţului pieselor de
schimb la cel al echipamentului şi privind maniabilitatea acestora (având
în vedere perioada şi costul antrenamentului necesar).
2. Evaluarea tehnică -
cuprinde compararea caracteristicilor tehnice cerute în partea de
specificaţii tehnice a documentaţiei de licitaţie cu
caracteristicile tehnice ale echipamentelor sau serviciilor oferite. În acest
scop, se folosesc de obicei două tipuri de tabele comparative, ce
conţin:
a) caracteristicile
tehnice solicitate în specificaţii şi caracteristicile tehnice ale
ITEM-ului, aşa cum apar ele în ofertă;
b) caracteristicile
tehnice solicitate în specificaţie şi gradul în care caracteristicile
tehnice din ofertă corespund cerinţelor; fiecare punct în parte se
notează: corespunzător sau neconcordanţă minoră (minor
non-compliance).
În general, orice ofertă pentru care apare o dată
notaţia - necorespunzătoare, este eliminată. Trebuie notat
că evaluarea tehnică, în forma ei actuală, a devenit o
operaţie mai degrabă laborioasă decât una care cere
“fler” sau conştiinţe aprofundate ale unui
“expert”; cu mult mai important este ca operaţia să se
execute atent şi meticulos decât sintetic şi “inspirat”.
În urma evaluării tehnice rezultă două liste
de oferte: corespunzătoare şi necorespunzătoare. Experienţa
arată că, în general, specialiştii care evaluează ofertele
tind să le clasifice în ordinea preferintelor; este inutil, deoarece la următoarea
fază, cea de evaluare comercială, va câştiga, foarte probabil,
cea mai ieftină dintre oferte şi nu cea mai performantă.
O greşeală s-a dovedit şi predarea
către specialişti a documentaţiei tehnice şi comerciale. De
obicei, evaluatorul încearcă să obţină un compromis, ceea
ce a condus de cele mai multe ori la achiziţionarea unor echipamente nu
foarte performante sau incomplete (anexe, accesorii, servcii auxiliare), dar
ieftine.
Trebuie subliniat că ofertele considerate
corespunzătoare în urma evaluării tehnice este necesar să fie
complete şi să corespundă din toate punctele de vedere
specificaţiilor tehnice cuprinse în documentele de licitaţie.
3. Evaluarea comercială - în
prezent această operaţie este simplă şi directă: se
transformă toate preţurile într-o monedă unică (lei sau
dolari SUA) la cursul comunicat de Banca Naţională din ziua
licitaţiei şi, dintre ofertele care corespund tehnic, va câştiga
cea mai ieftină.
Sistemul este simplu şi uşor de controlat, dar
prezintă o serie de dezavantaje.
Cele mai importante sunt: nu ţine seama de
dotările anterioare ale agentului economic şi nici de existenţa
unei reprezentanţe tehnice locale a ofertantului.
4. Calificarea post-evaluare - este
o etapă facultativă. Este recomandabil ca înainte de a se anunţa
câştigătorul şi mai ales dacă este prima oară când se
lucrează cu acesta, să se efectueze o informare la un beneficiar
anterior al câştigătorului. Scopul este de a afla concluziile
beneficiarului după o peroadă de colaborare efectivă cu
furnizorul (ofertantul).
Raportul de evaluare, odată completat, se va trimite
spre avizare la BIRD; după care se va trece la etapa următoare atunci
când s-a primit aprobarea.
IV. DECLARAREA CÂŞTIGĂTORULUI ŞI
SEMNAREA CONTRACTELOR
Odată stabilit câştigătorul, sau
câştigătorii, acesta va fi anunţat şi va trebui să depună
o garanţie de 10% din valoarea ofertei câştigătoare, în termen
de 30 de zile de la semnarea
contractului.
În cazul în care firma câştigătoare nu
răspunde, nu depune garanţia sau refuză semnarea contractului în
forma prevăzută de documentaţia de licitaţie, oferta sa
este respinsă şi se va numi un nou câştigător.
Contractul este întocmit de către utilizatorul
ITEM-ului licitat şi cuprinde, ca parte integrantă, documentaţia
de licitaţie, oferta şi eventuala corespondenţă dintre cele
două părţi. Momentul semnării contractului trebuie să
preceadă sau să coincidă cu termenul de valabilitate al BID
SECURITY.
Imediat după semnarea contractului, firmele
necâştigătoare sunt anunţate să-şi ridice,
garanţiile de licitaţie (BID SECURITY).
V. DERULAREA PLĂŢILOR ŞI A
CONTRACTELOR
Sistemul de plăţi, pus la punct de Banca
Mondială, este complicat dar extrem de sigur. Conform acestui sistem
plăţile se eşalonează astfel:
a) 10% în 30 de
zile de la semnarea contractului, contra unei garanţii bancare de valoare
egală, valabilă până la livrare;
b) 80% la livrarea
mărfii;
c) 10% la punerea
în funcţiune, contra unei garanţii bancare de valoare egală,
valabilă până la sfârşitul perioadei de garanţie
(Performance Security) şi după desemnarea de către utilizator a
unui Certificat de Acceptare.
Trebuie menţionat că utilizatorul deţine
permanent o garanţie de 10% din valoarea mărfii, pentru cazul în care
câştigătorul licitaţiei nu îşi respectă
obligaţiile contractuale.
Ameninţarea cu folosirea acestei pârghii a fost
făcută, din ceea ce ştim, o singură dată. Rezultatele
au fost clare: producătorul utilajului aflat în dispută a completat
contractul, anexele şi documentele aflate în discuţie fiind trimise
cât mai rapid (prin DHL), pentru a se evita orice întârziere care ar fi putut
duce la punerea în practică a ameninţării.
Poate este bine de amintit că acest sistem de
plăţi nu încurajează firmele mici să participe, deoarece
10% din valoarea contractului este blocată în bancă de la semnarea
contractului şi până la expirarea perioadei de garanţie.
Există o serie de aspecte neclare, rezolvările
urmând să fie adoptate de fiecare beneficiar în parte, în funcţie de
condiţiile concrete şi de personalitatea managerilor.
Astfel, după cum s-a menţionat anterior,
există tendinţa de a folosi beneficiarii direcţi (end-user) ai
echipamentelor sau serviciilor, atât pentru conceperea specificaţiilor
tehnice, cât şi pentru evaluare.
Practic, este nevoie de intervenţia unor evaluatori cu
experienţă şi cu o bună pregătire tehnică
generală.
Cea mai bună soluţie o reprezintă formarea
unor echipe de evaluatori cu pregătire tehnică, dar de
specialităţi diferite, care să se ocupe de concepţia
specificaţiilor tehnice şi de evaluare.
Intervenţia beneficiarului direct este absolut
necesară în două momente: la început pentru definirea aplicaţiei
şi a condiţiilor practice de instalare şi, la final, pentru
confirmarea sau infirmarea soluţiei alese de echipa de evaluare.
O soluţie de compromis, mai puţin versatilă,
este conceperea unor formulare - tip, pe baza cărora beneficiarul direct
să poată concepe singur atât specificaţiile tehnice, cât şi
raportul de evaluare.
O a treia soluţie ar fi organizarea unor cursuri la
care să ia parte toţi beneficiarii direcţi. Experienţa
arată, însă, că eficienţa acestei soluţii este foarte
scăzută; lipsa de experienţă a cursanţilor
împiedică transferul unor cunoştinţe alcătuite, mai
degrabă, dintr-o sumă de detalii semnificative, decât dintr-o serie
de principii directoare, ce urmează a fi adoptate pentru o serie de
aplicaţii particulare.
O problemă delicată ce s-ar putea ivi este
următoarea: Ce trebuie făcut în cazul în care nici una dintre oferte
nu corespunde complet specificaţiilor tehnice? Soluţia indicată,
în acest caz de către BIRD este organizarea unei noi licitaţii. Acest
lucru se traduce prin alte 8-9 luni de aşteptare până la semnarea
contractului.
O soluţie alternativă ar putea fi organizarea
unei licitaţii limitate (International Shopping), ceea ce înseamnă a
invita câteva firme la licitaţie. Prin adoptarea acestei soluţii,
timpul de aşteptare până la semnarea contractelor se reduce la
jumătate.
Când factorul timp a fost primordial, a fost folosită
o tactică salvatoare: profitând de faptul că documentaţia de
licitaţie permite modificarea preţurilor cu până la 5%, în cazul
în care se modifică oferta din punct de vedere cantitativ, am luat
legătura cu firmele care aveau cele mai bune oferte şi le-au sugerat
completarea acestora în limita de preţ acceptată de documentaţia
de licitaţie.
În raportul de evaluare, lipsurile au fost notate ca fiind
: ”neconcordanţe minore”, ceea ce a făcut ca ofertele
să nu fie respinse.
O altă problemă este cea a personalului
însărciant cu punerea în aplicare.
Până acum, cea mai bună soluţie este numirea
unui coordonator - Project Manager (acelaşi de-a lungul unei
licitaţii), care să-şi alcătuiască o echipă de
lucru.
Tot din experienţă, a rezultat că schimbarea
personalului direct implicat în licitaţie duce la o întârziere de 2-6
săptămâni, iar cea a coordonatorului este urmată de circa 3-4
luni de întârziere şi asta din cauza unui nou stil managerial.
CONCLUZII
Sistemul pus la punct de către BIRD, foarte sigur din
punct de vedere al beneficiarului, poate fi adoptat pentru orice tip de
contract de livrare de materiale, echipamente sau servicii. Ceea ce îl face
greu de adoptat în practica comercială curentă este faptul că
derularea sa se face destul de greu - necesită 9 luni din momentul
deschiderii finanţării şi până în momentul semnării
contractelor.
O remarcă: procedura funcţionează foarte
bine în cazul în care toţi factorii de răspundere sunt persoane
oneste. Aşa cum este conceput la ora actuală, sistemul nu este
asigurat contra corupţiei (în special în ceea ce priveşte evaluarea
tehnică).