1

2. Evaluarea ordinului de producţie. Se are în vedere o simulare a realizării ordinului de producţie achiziţionat. Se ia în considerare procesul de producţie, cu accent pe identificarea costurilor prezente asociate şi a agendei de realizare, funcţie de capacităţile disponibile şi capabilităţile de îndeplinire. Prin acest proces se determină costul şi termenul real la care poate fi realizat ordinul de producţie şi se suprapune peste dorinţa exprimată de client. Acceptul clientului corespunde cu lansarea în producţie.

Bazele de date sunt orientate, în principal, către următoarele aspecte:

tehnologii de fabricaţie;

materiale, componente (în stoc sau la furnizor), cu precizări privind costuri actuale şi termene de aprovizionat;

costurile specifice tehnologiei: forţa de muncă, regii de secţie şi generale, ambalare, livrare etc.;

disponibilitate a mijloacelor de producţie, nivelul de ocupare.

3. Realizarea ordinelor de producţie. Poate fi abordată în acelaşi mod ca şi evaluarea ordinului de producţie. Diferenţa constă în faptul că, după acceptarea condiţiilor de preţ şi termen de către client, planurile de producţie se transformă în înregistrări istorice în bazele de date, respectiv:

consumuri materiale (ordin de aprovizionare, calitate şi sortimente, costuri etc.);

ocuparea posturilor de lucru, conform planificării;

ambalarea şi livrarea.

4. Rezolvarea aspectelor financiare. Se au în vedere activităţile asociate ordinelor de producţie (costuri, finanţarea producţiei, înregistrarea în contabilitate), precum şi finanţarea susţinerii şi dezvoltării capacităţilor de producţie, înnoirii sau modernizării produselor şi / sau prestaţiilor. Pe baza datelor de la acest nivel se întocmesc: analize diagnostic, analize financiare şi economice, planuri pe diverse termene şi la diferite niveluri de decizie, procedurile de operare ale managementului strategic, tactic, operaţional/comercial.

Bazele de date se regăsesc la nivelul infrastructurii şi susţin, în general, următoarele tipuri de date:

elemente de cost;

elemente de bugetare;

elemente de procesare primară a datelor în vederea analizei;

elemente de gestiune şi evidenţă;

facturarea şi urmărirea clienţilor.

5. Supravegherea tehnologică a mediului concurenţial. Se are în vedere supravegherea concurenţilor, a evoluţiilor în domeniul materialelor noi, a produselor noi sau modernizate, a tehnologiilor noi sau modernizate, a noilor intraţi pe piaţă, a produselor de înlocuire. Se au în vedere elemente ale progresului tehnic în sectorul economic sau în cele care pot deveni surse de transfer de tehnologie pentru sectorul construcţiilor de maşini. Datele din acest segment provin, în majoritate, din surse externe şi nu au legătură explicită cu restul bazelor de date.

Schema polilor informaţionali se reduce la o relaţie simplificată, prezentată în fig. 2.6.

Fig. 2.6. Schema polilor informaţionali

3. OBIECTIVE PRINCIPALE ŞI SOLUŢII DE ORGANIZARE

3.1. Unele aspecte teoretice privind informaţiile şi căile de comunicare

1. În orice organizaţie, cu excepţia poate a celor foarte mici, este de aşteptat ca managerii (indiferent de poziţia ierarhică) să ia decizii, să planifice şi să controleze utilizând informaţii. În general, se pot avea în vedere două surse de informaţii: formale (exacte, clare, explicite, oficiale, categorice) şi informale (cu exactitate parţială sau discutabile, implicite, neoficiale, evazive).

Sursele formale includ, de obicei, următoarele forme de exprimare:

rapoarte;

expuneri, dări de seamă, comunicate, extrase;

fişiere, dosare;

manuale (de cunoştinţe, de reguli generale, de comportament industrial etc.);

proceduri de operare;

notiţe;

diverse materializări ale ieşirilor sistemului managerial de informare din cadrul organizaţiei (indiferent de forma acestuia).

Sursele informale, în general neînregistrate pe suport material, cuprind următoarele forme:

conversaţii directe;

convorbiri şi informări telefonice;

observaţii asupra mediului;

informaţii din contacte personale ş.a.m.d.

Este important ca, odată cu descrierea surselor de informare, să se realizeze o delimitare clară între noţiunile: date şi informaţii. Datele sunt fapte, evenimente, tranzacţii ş.a.m.d. care au fost înregistrate. Acestea constituie intrările brute din care se pot obţine informaţii. Ca formulare în termeni generali, datele sunt procesate, sub o formă sau alta, în scopul de a se obţine informaţii, dar actul în sine al procesării datelor nu produce informaţia.

2. Caracteristici ale datelor. Datele sunt înregistrări obţinute din observare, numărare, măsurare, cântărire etc. În mod frecvent, acestea sunt denumite date brute şi sunt, de obicei, înregistrări ale tranzacţiilor zilnice ale unei organizaţii (interne şi externe). De exemplu: calendarul întâlnirilor, numărul de facturi emise (şi alte date despre acestea), numărul de ordine de plată emise şi volumul total al plăţilor, volumul asigurărilor contractate, taxele pe persoană, ieşirile zilnice de la un post de lucru (maşină-unealtă), numărul de vehicule care trec printr-un punct al unui traseu ş.a.m.d. Datele pot proveni din surse externe sau din surse interne. Dacă datele din surse externe parvin în forme utilizabile, datele din surse interne trebuie căpătate prin mijloace proprii care să permită măsurarea şi înregistrarea. O parte dintre datele interne pot fi obţinute ca urmare a unor înregistrări automate, de rutină (ex: numărător de piese la un strung automat). Dar pentru multe altele (ex: costurile pentru evidenţa contabilă, controlul stocurilor, urmărirea producţiei pe flux), este necesară crearea unor proceduri de măsurare şi înregistrare a rezultatelor.

3. Caracteristici ale informaţiei. Informaţia este acea dată care a fost înţeleasă şi interpretată ca depozitar al unui mesaj. Se cuvine precizat că utilizatorul, şi nu numai cel care a făcut înregistrarea, trebuie să fie implicat în transformarea unei date în informaţie. Este vorba de rezultatul unui proces de analiză şi transformare şi se poate afirma că un mesaj dat poate avea un înţeles diferit pentru persoane diferite. În mediul industrial, acele date care au fost analizate, sintetizate şi procesate într-o formă sau alta, astfel încât să rezulte un mesaj sau un raport, convenţional denumit „informaţie managerială“, pot deveni informaţii dacă sunt înţelese de destinatar (sau de depozitarul acestora). Este utilizatorul acela care determină care raport conţine informaţii sau numai date procesate. Pe scurt, informaţia este cunoştinţa sau înţelesul utilizabil de către destinatar. În general, se aşteaptă ca informaţia să diminueze starea de incertitudine şi să reprezinte o valoare nouă, neaşteptată. Dacă mesajul sau raportul nu deţine atributele menţionate anterior, astfel încât utilizatorul să fie mulţumit, atunci se vorbeşte de date şi nu de informaţii. Acestea ar fi punctele principale de diferenţiere, nu întotdeauna recunoscute şi interpretate ca atare.

4. Evaluarea informaţiilor. Informaţiile nu au valoare în sine; valoarea derivă din schimbarea produsă în modul uzual de decizie, produsă de informaţie, în comparaţie cu costul producerii informaţiei. Există o tendinţă de asumare a ideii că mai multe date, cu grad ridicat de actualizare şi acurateţe, generează informaţii de calitate. Este utilă informarea în acest sens, dar numai în măsura în care ar duce la îmbunătăţirea deciziei, altfel valoarea efortului este minimă. Se poate constata, încă o dată, rolul important al utilizatorului.

Constatarea, înregistrarea, stocarea şi procesarea datelor, indiferent sub ce formă - implică costuri şi nu produce valoare bănească. Valoare bănească s-ar putea produce numai atunci când datele sunt comunicate şi înţelese de utilizator, fiind transformate în informaţii, a căror valoare poate fi exprimată în îmbunătăţirea deciziei sau reflectată printr-o acţiune managerială.

Un model teoretic de analiză cost-valoare în ceea ce priveşte informaţia poate fi cel prezentat în continuare. Se are în vedere latura cantitativă şi cea calitativă a informaţiei. Cantitatea produce costuri (din constatarea, înregistrarea, stocarea - inclusiv transmiterea - datelor), iar calitatea generează valoarea derivată din îmbunătăţirea deciziilor/acţiunilor manageriale. În mod uzual, graficul expresiei băneşti a cantităţii/calităţii se prezintă după schema din figura următoare:

Fig. 3.1.

Un optim, în acest caz, s-ar putea obţine acolo unde diferenţa valoare derivată - costuri este maximă, cu condiţia, totuşi, ca input-urile legate de cantitate să nu fie exagerat de mari faţă de rezultatul net.

5. Trăsăturile unei informaţii valoroase. O informaţie este aceea care prin utilizare crează valoare. Deşi se pot avea în vedere modele de evaluare a informaţiilor, totuşi, în mod sistemic, crearea unui climat favorabil în acest sens este evaluată prin efectele globale. Fiind relativ greoi acest mecanism de evaluare, practica a impus un ghid de preţuire a calităţii informaţiei, bazat pe următoarele trăsături principale:

relevanţa pentru scopul propus;

acurateţea referirilor la scopul propus;

completitudinea referirii la problemă;

provenienţa de la o sursă de încredere, verificată;

comunicarea către persoana adecvată;

comunicarea să aibă loc în timp util;

să aibă gradul potrivit de detaliere;

comunicarea să aibă loc prin intermediul unui canal de comunicare accesibil utilizatorului;

mesajul să fie înţeles de către utilizator.

Dintre aceste trăsături, relevanţa ocupă poziţia dominantă în evaluarea calităţii. Se cuvine acordată atenţie ca utilizatorul să nu fie acoperit de detalii excesive, în care se caută învelirea informaţiei pentru a se dobândi o mai mare acurateţe. Vor fi prezentate minimul de detalii care se referă la scopul propus şi nivelul de acurateţe trebuie corelat cu implicaţiile deciziei.

6. Canale de comunicare. Pentru a fi utilizabilă, informaţia trebuie transmisă printr-un proces de comunicare. Comunicarea implică o compatibilitate între fapte, gânduri, judecăţi de valoare, opinii. Procesele de comunicare pot îmbrăca mai multe forme, dintre care mai uzuale pot fi considerate următoarele:

conversaţii directe;

convorbiri telefonice;

întâlniri oficiale sau particulare;

conferinţe, notiţe, înregistrări;

scrisori, rapoarte, cataloage;

analize video, transmisii, reţele informatice etc.

Indiferent de proces, buna comunicare rezultă atunci când cel care trimite mesajul şi cel care îl recepţionează sunt de acord asupra sensului mesajului în sine. Canalul de comunicare trebuie ales astfel încât să satisfacă următoarele obiective:

natura şi scopul informaţiei;

viteza cerută;

necesităţile utilizatorului.

Comunicarea în sisteme formale poate fi diferenţiată în modul următor:

a) pe verticală:

de sus în jos (de la superior la subordonat). Ex: instrucţiuni şi ordine, alocarea de sarcini şi responsabilităţi, orientare şi îndrumare;

de jos în sus (de la subordonat la superior). Ex: raportări de rezultate, sugestii, statistici, reclamaţii.

b) pe orizontală:

contacte formale şi informale între oameni pe aceeaşi treaptă ierarhică. Ex: schimburi de informaţii, stingerea conflictelor, asistenţă pe probleme ş.a.

Comunicarea se poate realiza în sens unic (ex: o notificare către membrii unei echipe manageriale) sau se are în vedere şi un feed-back sau implicarea unor discuţii (o comunicare în dublu sens). Comunicarea în ambele sensuri este esenţială pentru chestiuni care se referă la subiecte care implică detalii sau chestiuni de personal.

Comunicarea poate fi considerată ca reuşită dacă îndeplineşte două condiţii:

a) mesajul este recepţionat;

b) primitorul deduce din mesaj acelaşi înţeles pe care expeditorul l-a intenţionat.

O linie de desfăşurare comună a proceselor de comunicare, într-un cadru general, poate fi cea prezentată în figura următoare:

Fig. 3.2

Unele explicaţii privind componentele terminologice utilizate în figură sunt necesare.

Codificarea. Toate mesajele sunt iniţiate în mintea unei persoane şi procesul de codificare este calea prin care mesajul este scris sau relatat în aşa fel încât să poată fi comunicat unei alte persoane. Diferenţele în sensurile cuvintelor, aşa cum le percep oamenii, pot altera înţelesul mesajului. În conversaţie, tonalitatea vocală sau expresia facială sau unele gesturi în cursul expunerii pot, de asemenea, influenţa sensul mesajului. Este foarte important, prin urmare, să se acorde atenţie modului în care sunt utilizate cuvintele, figurile, diagramele, vorbele ş.a. în cazul individual, faţă de cel care se impune în procese de exprimare publică.

Codificarea ridică unele probleme, dintre care se pot enumera:

distorsiunea sau omisiunea de informaţii de către expeditor;

utilizarea unor termeni neexplicaţi/jargonului;

erori de scriere, greşeli gramaticale, fraze rău întocmite;

lipsa de claritate sau de înţelegere a asumărilor din mesaj.

Canalul de transmisie. Se referă la mijloacele prin care informaţia este transportată, de ex: sisteme interne de poştă, servicii poştale, reţele de telefonie şi telecomunicaţii, televiziune, radio, legături prin satelit ş.a.m.d. Canalele de transmisie nu sunt perfecte, putând apare distorsiuni, pierderi sau deteriorări ale datelor transmise. Alegerea canalului de transmisie trebuie realizată cu atenţie, în funcţie de necesităţi de urgenţă, fineţe, protecţie, claritate, tip de informaţie, cost efectiv ş.a.m.d.

Perturbaţii. Este un termen utilizat în teoria transmiterii de date şi se referă la orice poate influenţa sosirea mesajului la receptor. De ex: scris şters sau neciteţ, erori de desen, poze de slabă calitate, pierderi sau deteriorări, zgomote etc.

Decodificare. Este procesul de a înţelege ceea ce s-a dorit transmis prin mesaj. În general, oamenii citesc, văd şi aud ceea ce ei vor să citească, vadă şi audă, personalizat. Diferiţi oameni obţin, de obicei, sensuri diferite din acelaşi mesaj, sub influenţa experienţei, atitudinii şi valorii sistemului.

Decodificarea prezintă următoarele probleme principale:

supraîncărcarea mesajului informaţional;

slaba pregătire în domeniul mesajului primit;

lipsă de atenţie şi de interes;

diferenţe de vârstă, poziţie socială, rasă, pregătire, care creează bariere în înţelegere.

O varietate de metode sunt folosite pentru a asigura că mesajul este receptat corect şi înţeles, în mod special când mesajul conţine date urgente sau importante. Din practică, următoarele metode sunt mai des utilizate:

repetarea celor mai importante cuvinte sau imagini;

confirmarea scrisă în urma întâlnirilor sau discuţiilor telefonice;

multiplicarea transmisiilor aceluiaşi mesaj;

repetarea transmisiilor video la intervale ş.a.m.d.

7. Metode de comunicare. Diferite canale de comunicare sunt folosite în întreprinderi. Dintre acestea, cele mai uzuale pot fi considerate următoarele:

a) Comunicarea directă (faţă în faţă):

interviuri;

întâlniri planificate;

întâlniri ocazionale;

discuţii în grup;

video-telefon.

b) Comunicarea vizuală:

filme şi prezentări;

casete video;

grafice;

postere.

c) Comunicarea orală:

telefon;

sisteme de adresare către public.

d) Comunicarea scrisă:

poştă externă;

poştă internă şi notificări;

reguli şi proceduri scrise;

rapoarte;

notiţe;

afişaj video pe reţele interne şi externe;

reviste, ziare, buletine informative;

aviziere;

fax.

Din punct de vedere formal, comunicarea scrisă oferă avantajul rigurozităţii şi regularităţii, constituind cea mai potrivită metodă pentru comunicarea unui volum mare de date de rutină. În plus, comunicarea scrisă elimină ambiguităţile care pot apare în comunicarea orală. Totuşi, comunicarea scrisă nu poate acoperi întotdeauna problemele curente care se pot ivi. De aici rezultă importanţa contactelor informale prin telefon, conversaţie şi întâlniri ocazionale. Comunicarea informală este mai flexibilă şi pot interveni nuanţări care se pierd în comunicarea scrisă.

Există numeroase cercetări care urmăresc să arate importanţa canalelor informale folosite de manageri, corelate cu canalele externe informale, care devin dominante în sistemele manageriale de informaţii. Unii specialişti în informaţii tind să exagereze importanţa informaţiilor scrise faţă de conversaţiile directe, chiar dacă evidenţa arată altfel. De altfel, studii realizate de fundaţii prestigioase arată că circa 80% din timpul directorilor executivi se consumă în convorbiri orale.

Canalele formale şi informale nu trebuie privite ca structuri concurenţiale, ci ca faţete complementare în sistemul de informaţii al întreprinderii.

3.2. Obiectivele principale ale modelului de structurare şi optimizare a fluxurilor de informaţii

Obiectivul principal al modelului este acoperirea funcţiunilor întreprinderii cu structuri informaţionale care să asigure fluxuri optime în ceea ce priveşte volumul de date stocate şi volumul de date transferate.

Modelul trebuie să clarifice două aspecte specifice, şi anume:

Unde se plasează responsabilitatea acumulării datelor?

Cine accesează acumulările de date formate?

Optimizarea modelului necesită criterii care să permită o performanţă optimală. Dintre criteriile de bază ce se cuvin introduse se pot menţiona:

volum minim de date stocate;

volum minim de procesări primare;

accesibilitate maximală;

nivel maxim de automatizare a transferului de date;

nivel maxim de adaptabilitate la schimbări formale.

Modelul de structurare a fluxurilor de informaţii trebuie să respecte reguli care să permită transferul de date aşteptat (necesar şi suficient), dar nu mai mult.

Prin modul de structurare al polilor de informaţii şi prin organizarea accesului la date, este necesar a se asigura următoarele reguli:

1. Datele stocate să asigure scopul propus prin: relevanţă, acurateţea referirilor, completitudine.

2. Datele trebuie să aibă o utilizare concretă.

3. Datele trebuie să fie accesibile în timp util, să aibă gradul potrivit de detaliere, iar canalul de comunicare să fie deschis utilizatorului potenţial.

4. În sistem trebuie redusă influenţa unor factori perturbatori fizici sau de înţelegere, inclusiv supraîncărcarea mesajului informaţional.

Canalele de transfer trebuie să fie preponderent înregistrabile fizic (suport hârtie, magnetic, audio-video). În caz că, din motive operaţionale, nu se operează înregistrarea, atunci se va avea în vedere înregistrarea ulterioară.

Evaluarea eficienţei transferului de date trebuie să aibă în vedere două rânduri de criterii. Pentru transferul intern de date se vor avea în vedere următoarele criterii principale, şi anume:

a. suficienţa transferului de date, respectiv volumul de date trebuie să asigure continuarea activităţii pe canalele de comunicare conectate pe verticală sau pe orizontală;

b. accesibilitatea datelor (fizică şi ca viteză de accesare);

c. fiabilitatea reţelei de transmitere;

d. costul implementării şi menţinerii unui sistem (indiferent de suport) trebuie să nu afecteze negativ asupra profitului proiectat.

Pentru acumulările de date deschise către exterior, pe lângă parametrii tehnici avuţi în vedere, criteriul principal de eficienţă poate fi acela al efectelor efortului de achiziţie a datelor, pe principiul prezentat anterior, respectiv al optimului cantitate de date / calitate informaţii (fig. 3.1).

4. PRINCIPALELE FLUXURI INFORMAŢIONALE

Întreprinderea constructoare de maşini reprezintă, în general, o organizaţie complexă, care, indiferent de anvergură, prezintă funcţiunile specifice prezentate în fazele anterioare. În baza funcţiunilor definite în tabelul 4.1, vor trebui definite, în linii generale, principalele tipuri de date ce se vor stoca, forma sub care vor fi stocate şi principalele direcţii de transfer.

Schema de structurare din fig. 4.1 a fost concepută având la bază două ipoteze:

1. Schema corespunde unei întreprinderi din construcţia de maşini.

2. Schema corespunde unei întreprinderi orientate către comenzi, având în poziţie centrală clientul şi modalitatea de răspuns la ordinul de producţie generat de client.

Tabelul 4.1

	Funcţiunile organizaţiei	Secvenţe abordate
Poz	Informaţiile necesare	Planificare	Acţiune	Control
0	1	2	3	4
a	Funcţiuni ale infrastructurii
a.1	Planificarea strategică	*		*
a.2.	Serviciul financiar
	* stabilirea capitalului	*		*
	* planificarea profitului	*	*	*
	* planificarea investiţiilor pentru dezvoltare	*	*
a.3	Contabilitate
	* contabilitatea costurilor	*		*
	* contabilitatea profiturilor	*		*
a.4	Planificare, programare	*	*	*
a.5	Lansare, urmărire		*	*
a.6	Urmărirea calităţii
b.	Gestiunea resurselor umane
b.1	Recrutare, angajare, încadrare	*	*	*
b.2	Salarii	*	*	*
b.3	Utilizarea forţei de muncă		*
b.4	Formare şi perfecţionare	*	*
b.5	Probleme sociale		*	*
c.	Dezvoltare tehnologică
c.1	Supraveghere tehnologică		*
c.2	Stabilirea obiectivelor DT	*
c.3	Elaborarea proiectelor		*	*
c.4	Testare, producţie piilot		*	*
c.5	Inginerie tehnologică	*	*	*
c.6	Pregătirea fabricaţiei (documentaţii)		*	*

0	1	2	3	4
d.	Aprovizionarea
d.1	Cercetare oferte, informare		*
d.2	Negocieri		*
d.3	Contestare		*	*
I.	Logistică internă
I.1	Recepţia furniturilor			*
I.2	Gestiunea stocurilor	*	*	*
I.3.	Manipulare şi stocare	*	*	*
I.4	Transport intern	*	*	*
II.	Producţie
II.1	Planificare, programare (pe locuri de muncă)	*	*	*
II.2	Fabricaţie		*	*
II.3	Întreţinere mijloace de producţie	*	*	*

Fig. 4.1. Schema de structurare a fluxului de informaţii

Polii sistemului informaţional sunt cei identificaţi anterior, în cuprinsul capitolului 2.

În schema prezentată, iniţiatorul unei sarcini de producţie (potenţiale) este clientul care o poate face în două moduri:

direct, ca o necesitate internă şi efort propriu de căutare sau ca urmare a impactului forţei de vânzare;

indirect, prin prognoză, ca urmare a cercetării pieţei de către serviciile specializate.

Efortul de stimulare a ordinelor de producţie revine compartimentului comercializare-vânzări, prin funcţiunile sale principale. Compartimentul are un mecanism propriu de feed-back, care influenţează mecanismele de prognoză, dar şi procedurile de cercetare a pieţei.

Un potenţial ordin de producţie se materializează după ce clientul va fi de acord cu oferta. Oferta este generată de serviciul de preluare şi programare a comenzilor, pe baza unei simulări a realizării proiectului în structura reală a întreprinderii. Sunt implicate, de asemenea, serviciile de planificare-programare şi contabilitate (antecalcul prin simularea în termeni reali ai realizării comenzii sau cererii de ofertă). Cele două servicii ţin de infrastructură. Traseul de simulare este identic cu cel de producţie, ce va fi descris în continuare.

Un proces global de producţie porneşte de la un proiect de inginerie tehnologică. Există mai multe posibilităţi. Documentaţia de execuţie se poate afla în unul din următoarele stadii:

existentă;

incompletă;

inexistentă (trebuie realizat un proiect).

La unele comenzi este necesar a se realiza faze de testare. În funcţie de existenţa sau nu a documentaţiei de execuţie, documentaţia tehnologică se va întocmi, completa (modifica) sau transmite ca atare.

Datele acumulate la nivelul acestor funcţiuni se vor transmite primordial către planificare-programare, servicii care asigură funcţiunea lansare-urmărire.

Din datele primite la planificare-programare, se vor transmite informaţii către:

gestiunea stocurilor, cu opţiunea, prin bucla feed-back, de a se transfera o sarcină către aprovizionare;

aprovizionare - pentru completarea stocului;

planificare-programare (pe locuri de muncă).

Materialele, componentele, semifabricatele sunt transferate către fabricaţie prin operaţii de manipulare şi transport intern.

Planificarea şi programarea pe locuri de muncă asigură demararea procesului de fabricaţie. Se asociază procesului de fabricaţie SDV-urile, AMC-urilor, utilităţilor tehnologice. În unele cazuri, serviciile de planificare pe locuri de muncă asigură şi mentenabilitatea posturilor de lucru.

Rezultatele fabricaţiei sunt transferate prin preluare-depozitare, transport-livrare, instalare-montare-adaptare la clienţi.

Service-ul este asociat clientului, dar rezultatele intervenţiilor sunt monitorizate de Urmărirea calităţii.

Centre de informare sunt constituite la nivelul Contabilitate, unde sunt cuprinse intrări de la sursele de costuri, Urmărirea calităţii, cu intrări de la controlul calităţii şi service, supraveghere tehnologică, cu surse interne şi externe. Gestiunea resurselor umane şi Serviciul financiar, cu intrări de la contabilitate şi de la Planificare strategică.

Planificarea strategică are canale de comunicaţie top-down şi canale de feed-back bottom-up. Canalele de feed-back sunt rezultatul unor acţiuni de monitorizare, precum şi al pârghiilor analizei financiare.

Ceea ce fluxul informaţional din fig. 4.1. nu relevă în totalitate este urmărirea costurilor. Serviciul Contabilitate colectează bonurile de consum din toate punctele în care apar cheltuieli, le introduce în contabilitate în vederea întocmirii postcalculului şi în vederea întocmirii documentelor contabile specifice.

Modul de determinare a costurilor şi fluxul prin care datele se transferă către contabilitate necesită o abordare separată. Indiferent de modul de calcul al costului, următoarele elemente se pot regăsi distinct în structura acestuia:

cheltuieli materiale directe (materii prime, materiale, semifabricate, componente realizate în colaborare, comandate la terţi sau achiziţionate din comerţ);

consumuri cu manopera directă (salarii plătite către personalul implicat direct în realizarea produsului sau lanţului de produse;

regia de secţie, care poate include: costuri materiale neregăsite total sau parţial în produs, dar fără de care procesul tehnologic nu poate avea loc, costuri cu manopera indirectă (se pot regăsi alături de costurile cu personalul tehnic şi administrativ direct implicat în activitate, şi costurile cu personalul de proiectare de produse şi tehnologii), costurile cu amortizarea mijloacelor de producţie, costurile cu întreţinerea mijloacelor de producţie, costurile cu echiparea tehnologică specifică procesului, costul utilităţilor tehnologice consumate în procesele direct productive sau auxiliare de secţie ş.a.;

regia generală include tipurile de cheltuieli generate de întreprinderi pentru care nu se regăseşte o orientare directă către sectoarele de producţie şi anume: materiale indirecte, manopera personalului tehnic şi administrativ, a personalului de la: Serviciul de supraveghere tehnologică, Dezvoltarea întreprinderii, echipa managerială, publicitate, sponsorizări, desfacere, pregătire personal, contabilitate generală ş.a.m.d.

Fără a intra în amănunte, formarea costului în Contabilitate având reguli precise şi bine-cunoscute, în general, de lucrători din sector, se cuvin relevate unele aspecte care influenţează fluxul informaţional.

Simplificarea fluxului informaţional către Contabilitate poate avea loc în condiţiile în care pentru fiecare loc de muncă (singular sau multiplu - maşini de acelaşi fel, aflate în acelaşi amplasament, deservite de acelaşi personal) se asociază o regie, formată din costuri specifice, astfel:

costul orar al utilităţilor (se determină prin contorizarea utilităţilor consumate sau prin normative de consum noi);

costul orar al deservirii directe (manopera operatorilor direcţi, raportul ore maşină - ore om poate fi diferit de 1 în cazul polideservirii, de exemplu);

costul orar de întreţinere a locului de muncă;

costul orar al amortizării locului de muncă;

costul orar de întreţinere a clădirii şi instalaţiilor de asigurare cu utilităţi (aferent locului de muncă);

costul orar al amortizării clădirilor şi instalaţiilor de asigurare cu utilităţi, aferent locului de muncă;

alte costuri repartizate orar.

În acest sistem de calcul, fiecărei repartizări a unei sarcini de producţie pe un loc de muncă i se asociază un cost dependent de norma de timp provenit din: cheltuieli directe şi suma cheltuielilor menţionate anterior. O calibrare a costurilor cu profitul normat este strict necesară, deoarece o coborâre a profitului realizat sub profitul normat indică o disfuncţionalitate. Disfuncţionalitatea poate proveni din două surse, şi anume:

determinările sunt incorecte;

gradul de încărcare normat nu a fost atins.

Cheltuielile repartizate orar pot fi tratate şi sub aspectul cheltuielilor fixe sau variabile. În acest mod de tratare, în cursul unei perioade financiare (lună, an) costurile fixe pot fi acoperite într-un termen mai scurt decât cel normat. Rezultă o suprataxare prin costuri care se regăseşte în profit. O întreprindere care înregistrează acest profit suplimentar îşi poate împărţi venitul net obţinut în acest mod cu clientul, devenind mai atractivă.

În mod evident, realizarea acestui lucru necesită fluxuri informaţionale performante sub aspectul relevanţei, suficienţei şi vitezei de transfer a datelor.

Avantajul acestei metode de calcul a costurilor constă în: identificarea reală a polilor de costuri, alocarea costurilor pe locul în care au fost generate, urmărirea strictă şi reducerea costurilor marcate.

Pe schema din fig. 4.1, următoarele date trebuie accesate în vederea determinării costurilor:

norma de timp pe loc de muncă - de la ingineria tehnologică;

consumul de materiale - de la gestiunea stocurilor (consumurile reale, nu cele urmate din tehnologie), în preţuri curente; aici se vor include şi costurile de stocare-manipulare, precum şi cele de aprovizionare-recepţie, dacă acestea nu sunt cuprinse în regia generală;

costul orar al locului de muncă (poate fi şi o mărime prestabilită, aflată deja la contabilitate);

costul distribuit al echipării SDV şi AMC speciale;

costul distribuit al criteriului calităţii;

costul unitar de preluare-depozitare, transport-livrare, instalare-?????-adaptare;

cote de asigurări, service, alte servicii;

costul orei-om, incluzând cotele de asigurări sociale, impozite, taxe ş.a.m.d., pe categorii şi specificitate;

cota de regie generală, aplicabilă (cota se determină ca şi în cazul regiei de secţie exemplificată anterior, cu includerea costurilor specifice, generate de compartimentele integratoare (infrastructură, gestiune resurse umane, dezvoltare tehnologică, aprovizionare, amortizările imobilizărilor aferente şi cota lor de întreţinere, costul utilităţilor, unele cheltuieli sociale etc.).

5. ORGANIZAREA STOCĂRII DATELOR

5.1. Componente ale tehnologiei informaţionale. Componentele şi procesarea datelor. Noţiuni generale

1. Componente ale tehnologiei informaţionale au penetrat şi sunt utilizate pe scară largă în întreprinderile din construcţia de maşini. Sunt cazuri în care mari întreprinderi din acest sector optează pentru sisteme informaţionale la cheie, care să acopere în întregime (sau cât este posibil, în prezent) funcţiunile unei întreprinderi. Persistă totuşi, în context, atitudini diferite în conceperea sistemelor informaţionale, în special, asupra următoarelor aspecte:

anvergura sistemelor informaţionale formale;

abilităţile personale în apropierea conceptelor şi uneltelor specifice;

identificarea şi formalizarea surselor de date şi informare;

complexitatea procesării datelor din sisteme în faza premergătoare informaţiei;

accesibilitatea la date şi viteza de transfer;

starea mediului interior şi exterior;

necesarul şi alocarea de resurse, evaluarea eforturilor şi efectelor.

Experienţa practică în implementarea unor structuri informaţionale formale a relevat o serie de percepţii eronate la nivelul managementului din întreprinderi constructoare de maşini faţă de tehnologiile informaţionale. Prezentăm câteva atitudini tip în acest sens:

confuzia computere-sisteme de informaţii;

excesiva orientare pe forme de comunicare (ex: verbală vs. scrisă, formală vs. informală, scris vs. suport magnetic ş.a);

evitarea unor tehnici necontrolabile direct;

orientarea excesivă pe suport hardware faţă de software;

abordarea punctuală a sistemelor informatice.

Exemple de atitudine manageriale:

De ce să cumpărăm calculatoare, ce să se facă toată ziua pe ele? (este o întrebare frecventă la nivelul anilor ’91-’92, redusă ca apariţie - din motive de informare sau de ruşine - după anul 1994).

De ce să cumpărăm soft-uri specializate? Mai bine cumpărăm câteva calculatoare.

De ce să achiziţionăm un sistem informatic? Mai bine luăm câteva calculatoare pentru serviciile cu grad de ocupare mai ridicat (serviciul financiar, compartimentul tehnologic etc.)

Nu putem să ne organizăm singuri un sistem informaţional?

Ce trebuie la aprovizionare computer? Ştie "nea Gicu" cum să facă rost de componente şi fără calculator.

De ce trebuie să mă informez din reţea? În mod frecvent, cer la compartimente rapoarte scrise detaliate.

În sensul celor arătate anterior, se cuvine să fie făcute unele precizări, referitoare la noţiuni de bază despre computere şi sisteme informaţionale şi la sisteme de suport al deciziei.

2. Computere şi sisteme informaţionale

Simplul fapt al achiziţionării unui computer nu înseamnă că o activitate va fi prestată mai eficient sau că va fi produsă o mai bună informare. De cele mai multe ori, prin introducerea unui computer se încearcă rezolvarea unei probleme tehnice, deşi problema este generată de alte cauze, cum ar fi: managementul, lipsa unor obiective clar formulate, slaba coordonare, schimbarea mediului etc. Pentru a dobândi un avantaj maxim din utilizarea calculatorului, este necesar ca problema să fie clar identificată înainte ca un sistem informaţional computerizat să fie introdus. Este necesară o investigare adâncă asupra nevoilor managementului (cerinţe, nevoie de informare ş.a.).

Numeroase analize indică sistemele informaţionale ca o componentă a sistemelor manageriale. Sistemele informaţionale asigură, în acest context, asistenţă managerului sau echipei manageriale în activităţi cum ar fi planificarea, controlul, luarea deciziei ş.a. Din acest punct de vedere, abordările se fac de sus în jos (în întreprinderi din construcţia de maşini, organizarea unor reţele informatice computerizate sunt fie iniţiativa unor compartimente, cum ar fi centrele de calcul, fie reacţii individuale la volumul mare de date gestionate / prelucrate). Absenţa unor iniţiative la vârf, care să impună sisteme generalizate, conduce la slaba utilizare a şi aşa puţinelor unităţi de calcul existente. Este de reţinut că nevoia de sistem informaţional influenţează cantitativ şi calitativ dotarea cu computere, reţele, soft-uri. Top managementul trebuie să decidă unde se fac primele implementări, cum, şi cum se vor aborda către nivelele succesive de detaliere. Dezvoltarea unui sistem informaţional poate fi comparată cu etapele în care un arhitect îşi realizează proiectul.

În primul rând, se cuvine precizat clar care este scopul sistemului informaţional. În al doilea rând, se cuvine schiţată structura sa exterioară, interfeţele, cum va arăta la utilizator. Planurile succesive se referă la structuri şi nivele de detaliere. Acest mod de abordare generează o structură ierarhică, funcţională în cazul sistemelor informaţionale.

3. Utilizarea tehnicii de calcul

Utilizarea tehnicii de calcul într-o organizaţie poate fi abordată pe două direcţii principale. În practică, nu se poate crea o demarcare evidentă, însă în abordarea teoretică se poate vorbi de două categorii:

A. Procesarea de date (achiziţie, transfer, stocare, prelucrări primare, organizare, accese ş.a.)

B. Exploatarea de către utilizatori finali (manageri, contabili, personal de concepţie şi administrativ, agenţi de vânzări, reprezentanţi etc.)

Ambele categorii (procesare şi exploatare) generează informaţii utile administrării proceselor. Diferenţa este dată de aceea că procesarea datelor se realizează în sisteme pre-determinate (bănci de date, rapoarte standard, ecrane standard etc.), iar rezultatele sunt prezentate într-o structură rigidă. De aceea, se acordă o atenţie deosebită identificării necesarului (optim) de date utile management-ului şi modului de prezentare (accesare). În cazul utilizatorilor finali, rezultatele sunt flexibile, aflate într-o stare de dependenţă activă cu starea mediului şi a operatorului; de aceea, atenţia se va focaliza pe conţinut şi mai puţin pe forma raportului.

4. Sisteme de procesare a datelor. Au rolul de a colecta şi procesa transferurile zilnice între organizaţii sau părţi ale unei organizaţii. Uzual, această activitate include: formele de evidenţă, sume de plată şi de încasat, facturi, credite, mişcarea stocurilor, indicatori tehnico-economico-financiari etc.

Procesarea datelor este abordată, într-o măsură mai mare, din punct de vedere al timpului de procesare, volumul de intrări, volumul de ieşiri. Procesarea datelor este esenţială în a ţine organizaţia în funcţiune şi de a asigura fundamentul altor sisteme informaţionale interne. În schema următoare, se încearcă sugerarea modului în care procesarea datelor susţine sistemul informaţional general al organizaţiei.

Fig. 5.1. Procesarea datelor în organizarea sistemelor informaţionale

5. Caracteristici ale sistemelor de procesare a datelor. Sistemele de procesare a datelor sunt, în general, construite independent de utilizatorul final şi sunt corespondente cu structura de date a organizaţiei. Orice schimbare în structura de date ori a funcţiunii sistemului nu poate fi operată decât cu existenţa unui analist de sistem sau un programator. În mod schematic, sistemele de procesare a datelor susţin patru elemente intercorelate, şi anume: intrări-prelucrări-stocări (inclusiv transferurile aferente)-ieşiri. În fig. 5.2 sunt prezentate, într-o schemă relaţională, cele patru elemente menţionate.

Fig. 5.2

Unele sisteme de procesare a datelor includ volume inverse şi diversitate ridicată de tipuri de date şi structuri (ex: facturarea consumului de energie electrică, evidenţa bancară a cărţilor de credit, evidenţa la societăţile de asigurare, nomenclatoare de componente sau de produse finite etc.). Multe sisteme au însă o anvergură redusă şi, de obicei, pentru aceste utilizări se găsesc pachete de aplicaţii la cheie. Aceste pachete asigură o flexibilitate în organizarea aplicaţiei, în limite controlabile, de ex: formatul datelor de ieşire, tipul datelor prelucrate, reguli de utilizare etc.

6. Înregistrarea proceselor de transfer de date. Este necesar ca în operaţiunile de transfer de date să se asigure înregistrarea zilnică a operaţiilor realizate, înregistrarea şi evidenţierea. Fişierele sunt asociate cu informaţii care conţin date curente a transferurilor. De ex, facturile şi încasările din cursul unei luni, înregistrate în vederea întocmirii balanţelor, sunt folosite în cazul controlului operaţional şi tactic, precum şi pentru realizarea unor rapoarte.

Înregistrarea şi transferul de date pot fi realizate într-unul din următoarele cazuri:

activităţi curente de prelucrare a datelor;

realizarea unor rapoarte;

informări.

În fig. 5.3 sunt exemplificate tipurile menţionate de înregistrări de cereri de date.

Fig. 5.3

7. Exemple privind procesarea datelor în cazul vânzărilor

a) Comenzi de execuţie adresate sistemului

Fig. 5.4

În cazul reţelelor de calculatoare, un exemplu de ecran pe care comenzile se derulează interactiv este prezentat în continuare (este o preluare după un sistem folosit de Central Spaces Ltd. din Birmingham - distribuitor de produse electronice şi electrotehnice).

Informaţii:	Client:

Numele clientului, adresa şi nr. Contului:	- răspuns sau confirmare (r/c)
Adresa unde se va face livrarea	- r/c
Codificarea comenzii:	- livrare
Felul plăţii:	- aranjamentul de plată
Numele produsului, mărimea stocului, cantitatea comandată	- ordin
Preţul şi mărimea lotului:	- acceptare / respingere
Produse alternative sau promovări de produse noi	- analiză
Natura produsului	- avertizare asupra unor reduceri în volumul solicitat
Termenul de livrare	- acceptare / respingere

Fig. 5.5

Presupunând că solvabilitatea clientului este satisfăcătoare şi că au fost acceptate preţul/volumul livrării/alternative oferite, sunt afectate fişierele corespunzând stocurilor şi planificării execuţiei. Etapa următoare constă în elaborarea ordinelor de execuţie. Un program complet, incluzând datele necesare pentru livrare este scos la imprimantă. După încheierea execuţiei la nivelul unei zile, sunt elaborate ordinele de livrare, cu indicarea mijlocului de transport ce va fi utilizat. Echipa care are sarcina livrării preia adresa şi stabileşte ruta optimă, urmând a asigura şi obţinerea documentelor de recunoaştere a livrării.

O schemă a procesului este prezentată în figura următoare.

Fig. 5.6

Ordinul de livrare poate fi completat cu o schemă de încasare a facturii. Schema este utilă datorită unor forme de plată flexibile (credit, leasing, diferite termene de decontare - 30, 60 sau 90 de zile etc.). De asemenea, se urmăreşte facilitarea urmăririi încasării. O astfel de schemă este prezentată în figura următoare.

Fig. 5.7

8. Organizarea bazelor de date. O bază de date este o mulţime de date structurate. Structura unei baze de date este independentă de natura aplicaţiilor. Caracteristicile mai importante ale unei baze de date pot fi considerate următoarele:

Autonomie. O dată ce este stocată pentru păstrarea în sine şi nu pentru aplicaţia ce va urma. Utilizarea unei date este generală şi este independentă de tipul programului folosit în aplicaţie.

Unicitate. Trebuie să se evite date contradictorii sau duplicate. De exemplu, în cazul stocurilor, o dată introdusă sau actualizată, va trebui să propage modificări la absolut toate nivelele corespondente, în mod instantaneu.

Flexibilitate. Datele vor putea fi accesate în diferite moduri, pentru diferite aplicaţii.

Bazele de date pot creşte şi se pot modifica şi se construiesc, de obicei, etapă cu etapă, odată cu organizaţia. În prezent, sunt cunoscute mai multe sisteme de organizare a bazelor de date, fiecare urmărind relevarea unor seturi de date utile pentru sistemele de informare managerială, în forme care permit accesarea, identificarea şi modificarea flexibilă.

O organizaţie nu este constrânsă să opereze numai pe propriile baze de date. Există numeroase companii specializate care comercializează timpi de acces la baze de date de interes pentru organizaţii, baze pe care respectivele organizaţii nu şi le-ar putea forma sau întreţine. Ex: tranzacţiile la Bursele de valori, informaţii financiare şi legate de mediu, informaţii despre organizaţii (serviciu furnizat şi de Camera de Comerţ şi Industrie a României). În anul 1994, peste 8000 de baze de date erau disponibile, iar numărul este într-o rapidă creştere.

9. Procesarea la nivelul utilizatorilor finali. Utilizatorii finali sunt cei care folosesc nemijlocit computerele, fără a recurge la specialişti. Utilizatorii pot fi: manageri, personal de birou, agenţi de vânzări, prelucrători etc. Cele mai uzuale aplicaţii ale computerelor la nivelul utilizatorilor finali pot fi considerate următoarele:

sisteme de fundamentare a deciziilor;

sisteme Expert;

sisteme de informare rapidă;

programe de prelucrare finală a datelor;

sisteme de pregătire, perfecţionare;

căutarea şi transmiterea de informaţii;

culegerea şi procesarea textelor etc.

10. Sisteme de fundamentare a deciziei (SFD). Obiectivul unui SFD este acela de a sprijini activitatea managerilor în luarea deciziei. Aceste sisteme tind să înglobeze sisteme de procesare a datelor cu sisteme de birotică. De exemplu, sistemul poate prelua un volum mare de date din înregistrările tranzacţiilor de date şi, printr-o analiză prestabilită a acestora, poate furniza noi date pentru un raport care poate fi redactat pe un simplu procesor de text.

De ex: firma INCUBUS CONSULTING SRL a dezvoltat o aplicaţie privind prognoza evoluţiei vânzărilor, utilizând teoria reţelelor neurale, rezultate obţinute prin rularea aplicaţiei putând fi transferate în EXCEL, produs Microsoft, inclus în Microsoft Office. În acest fel, o aplicaţie care utilizează şi procesează un volum mare de date poate fi folosită, cu o minimă instruire, de orice angajat interesat.

SFD tind să fie utilizate tot mai mult în planificare, modelare, analize multicriteriale, decizii în condiţii de risc ş.a. Aceste sisteme sunt operate de la terminale de către utilizatori, care interacţionează cu sistemele de procesare a datelor. Având la dispoziţie numeroase unelte şi proceduri, oferite de tehnica de calcul şi de software, utilizatorul final îşi poate dezvolta propriile aplicaţii, mai performante, mai utile.

Principalele trăsături ale unui SFD pot fi considerate următoarele:

Computerul asigură suportul, dar nu înlocuieşte judecata utilizatorului; cel mult îi furnizează soluţii pre-determinate.

SFD este potrivit pentru probleme structurabile, în care părţi ale analizei pot fi computerizate, urmând efortul de gândire al decidentului şi facilitând monitorizarea aplicării deciziei.

Problemele efectiv rezolvate sunt rezultatul interacţiunii între computere şi manager.

Este util a se folosi astfel de sisteme când unele dintre criteriile următoare sunt îndeplinite:

a) Este necesar a se utiliza un volum mare de date.

b) Sunt necesare numeroase operaţii de calcul şi transfer de date.

c) Există multitudine de relaţii şi conexiuni de date.

d) Se realizează analiza în etape succesive.

e) Sunt necesare decizii ale utilizatorului pe parcursul derulării (altfel, pot fi utilizate sisteme automate de decizie).

f) Sunt necesare operaţii de comunicare.

De obicei, SFD-urile pornesc de la o bază de date, un software capabil să prelucreze datele şi un sistem de evaluare a deciziei, programe incluzând, de exemplu, modelarea, foi de calcul rapid, pachete de analiză, sisteme expert ş.a.m.d.

11. Programe de susţinere a deciziei. Existenţa unor baze de date trebuie să ofere posibilitatea ca managerul să poată accesa şi interoga volumul de date la dorinţa proprie. Managerul trebuie să aibă posibilitatea să utilizeze aceste date în diverse moduri şi să ia decizia. Pentru a realiza aceasta, există o diversitate de instrumente disponibile. Aceasta include aplicaţii pentru următoarele activităţi:

a) modelare şi stimulare;

b) foi de calcul rapid;

c) prognoze;

d) programare lineară şi ne-lineară;

e) modele de regresie;

f) analiză de risc şi sensibilitate;

g) sisteme expert ş.a.

La nivelul managerial, două programe au un nivel de utilizare mai ridicat: foile de calcul rapid şi sistemele expert.

12. Foile de calcul rapid.

Principiul unui program bazat pe foi de calcul rapid constă într-un tabel de lucru în care datele pot fi stocate şi manipulate după orice (exemple de foi de calcul: Microsoft Excel, QuatroPro, Lotus 1-2-3). Foaia de calcul este o matrice de locaţii care pot conţine valori, formule şi relaţii. Un avantaj principal este că toate elementele matricei se schimbă automat când una sau mai multe dintre cheile de bază asumate sunt modificate. Aceasta înseamnă că un astfel de pachet poate fi utilizat pentru ilustrarea rezultatelor diferitelor acţiuni sau asumări, precum şi pentru modelarea unor procese.

O aplicaţie des întâlnită este aceea a proiectelor de bugete de venituri şi cheltuieli. Foaia de calcul este extrem de folositoare în acest tip de aplicaţie, deoarece permite evidenţierea efectelor unor modificări a datelor iniţiale.

13. Sisteme expert.

Sistemele expert reprezintă nivele avansate ale SFD. Un sistem expert poate fi considerat ca un sistem de calcul care asociază cunoştinţele teoretice (aplicative) ale unui expert sau grup de experţi cu experienţa practică a utilizatorului. Un sistem expert permite unui „ne-expert“ să obţină performanţe similare cu cele ale unui expert în rezolvarea unei probleme concrete. Trăsătura principală a unui sistem expert este cumulul de cunoştinţe de bază, în fapt o reţea de reguli care reprezintă experienţa umană acumulată la un moment dat. Regulile şi conexiunile realizate prin sistem sunt rezultatul comunicării cu experţii şi analiza modului în care aceştia abordează problema. Sistemele expert sunt mult mai sofisticate decât simple bucle automatizate de decizie, dar sunt mult mai greu de implementat. Au fost dezvoltate sisteme expert în numeroase domenii, dar cele mai cunoscute sunt următoarele tipuri:

diagnostic medical;

planificarea plăţii taxelor legate de utilizarea personalului angajat;

evaluarea costurilor de producţie;

alegerea metodelor de vânzare;

plata concediilor medicale şi evidenţa acestora;

aprobarea de credite bancare;

planificarea echipajelor de zbor ş.a.

14. Sisteme de informare. Sunt sisteme de accesare rapidă a datelor, care facilitează selecţia şi sinteza informaţiilor pentru factorii de decizie din organizaţie. Sunt accesate informaţii din sectoarele cheie, precum şi din surse interne şi externe de baze de date. Principalele caracteristici ale sistemelor de informare pot fi considerate următoarele:

Uşor de utilizat. Sistemul trebuie să fie rapid şi extrem de uşor de utilizat şi va fi destinat utilizării de către persoane extrem de ocupate.

Acces la date. Trebuie să asigure acces rapid la date, permiţând explorări multidimensionale.

Analiza datelor. Obţinând date, sistemele de informare asigură facilităţi de prelucrare: calculul ratelor şi tendinţelor, integrarea datelor, prognoze ş.a.

Prezentare de calitate. Sistemul trebuie să asigure formate atractive şi inteligibile, utilizând culori, grafice, diagrame etc.

5.2. Organizarea stocării datelor

Conform unor aspecte teoretice şi aplicative tratate anterior în lucrare, organizarea stocării datelor se va face respectând două funcţiuni de bază:

1. Datele vor fi stocate în polii informaţionali, asigurând, pe reţeaua internă, următoarele trăsături:

unicitatea depozitului;

corelarea şi adaptarea datelor în procesele de actualizare;

relevanţă şi utilitate în procesul aferent şi în procesele relaţionale pe orizontală şi pe verticală.

2. Datele vor fi accesibile pe nivelele de comunicare şi de monitorizare, în fluxul informaţional specific întreprinderilor din industria construcţiilor de maşini, descris în fig. 4.1. Accesarea de către utilizatorii finali va fi limitată şi ierarhizată.

5.3. Achiziţionarea ordinelor de producţie

Polul de informaţii „Achiziţionarea ordinelor de producţie“ este constituit din date culese şi procesate primar la nivelul următoarelor compartimente:

cumpărare-vânzare (activitate distinctă);

dezvoltare tehnologică (activitate integratoare);

service, asigurarea calităţii şi contabilitate, în sensul unor date procesate primar atrase.

Fără a intra în detalii care ar putea particulariza excesiv modelul de organizare propus, se cuvin făcute anumite exemplificări.

La nivelul compartimentului comercializare-vânzări, cercetarea pieţei asigură un volum de date dintre ale căror surse se pot enumera:

studii de piaţă cu caracter general, pe sectoare industriale, zone geografice, tipuri de consumatori etc.;

studii de piaţă orientate pe produs/produse;

studii asupra concurenţei sectoriale;

studii generale, cu caracter economic global, social, de mediu, de dezvoltare durabilă ş.a.;

informaţii pe canale private.

Vânzările şi analiza vânzărilor asigură date orientate pe partenerii comerciali, inclusiv cei potenţiali (prin analiza ofertelor în curs sau a celor refuzate). Date relativ concrete privind: preţuri, eşalonarea plăţilor, tipul clientelei ş.a. pot fi incluse. O bază de date privind uzanţele şi bonitatea clienţilor poate fi asociată.

Nivelul de procesare a datelor, la acest nivel, este scăzut, datele fiind preluate, de obicei, ca atare. Se cuvine remarcată prezenţa acumulărilor de date atât din surse externe, cât şi din surse interne. Deşi ponderea surselor externe este cotată ca mai mare, neglijarea surselor interne este o eroare pe care echipa de elaboratori a remarcat-o adesea la nivelul conducerii unor întreprinderi vizitate. Cunoaşterea aprofundată a clienţilor şi a comportamentului individual ca o cale de stimulare a comenzilor este, din păcate, puţin folosită. Existenţa unor acumulări de date privind clienţii ar putea fi stimulativă în schimbarea de atitudine a managerului şi personalului de specialitate.

Compartimentul Dezvoltare tehnologică îşi are o importantă sursă de informare din zona comercializare-vânzare. Adaptarea la clienţi este o funcţiune bine servită cu date din acumulările descrise anterior. O altă sursă de date, externă, referitoare la nivelul tehnologic sectorial, al concurenţei, al furnizorilor, al clienţilor, al unor sectoare potenţiale furnizoare/beneficiare de tehnologii/produse noi sau modernizate poate fi exploatată atât de funcţiunea cercetare-dezvoltare (nefigurată explicit în fig. 4.1, dar subînţeleasă în toate activităţile unei întreprinderi), cât şi de comercializare-vânzare, prin stimularea forţei de vânzare şi creşterea calităţii prognozelor.

Fără comentarii suplimentare, datorită evidenţei, trebuie asociate şi date provenite de la compartimentele de service, urmărirea calităţii şi contabilitate. Datele preluate din aceste surse vor fi înregistrate ca evoluţii istorice, un grad de procesare mai ridicat fiind necesar în vederea condensării şi facilitării înţelegerii.

5.4. Evaluarea ordinelor de producţie

Cuprinde date culese şi procesate primar din următoarele surse:

Aprovizionare/Gestiunea stocurilor - dar datele vor fi cele reale, la zi, asupra costurilor pe sorto-tipo-dimensiuni de materiale, componente ş.a.m.d.

Pregătirea fabricaţiei - norme de timp şi consum actualizate.

Gestiunea resurselor umane - date actualizate.

Contabilitate - costuri tipice pentru întocmirea ofertelor actualizate.

Datele sunt procesate în vederea întocmirii unei oferte detaliate. Procesarea se face pe modelul de planificare-programare uzual folosit în întreprindere, pe datele curente acumulate aici (capacităţi disponibile, personal disponibil, utilităţi disponibile, vectori de transport disponibili ş.a.m.d).

Necesitatea ca datele primare stocate să fie actuale provine din aceea că în Gestiunea stocurilor sunt cuprinse şi preţuri de intrare istorice, neactualizate. Similar, costuri ale forţei de muncă sau regii orare sau altele pot fi în stare neactualizată. În acest sens, la polul informaţional menţionat trebuie stocate datele actualizate, deoarece, altfel, este posibil ca procesul de fabricaţie să nu mai poată fi reprodus datorită decapitalizării.

Prin ordinele de producţie, datele actualizate primare se vor transforma în date procesate primar la nivelul polilor informaţionali din flux.

Deşi este vorba de un proces de simulare, asigurarea unei suprapuneri maxime antecalcul-postcalcul este un puternic element concurenţial, iar efectele pozitive ale procesului, informaţiile dobândite în acest proces se propagă, în sens pozitiv, către celelalte procese din întreprindere (de ex: prin actualizare se evită coborârea profitului obţinut sub profitul normat real).

5.5. Realizarea ordinelor de producţie

Conţine date generate de pregătirea fabricaţiei, evaluarea capacităţii de producţie şi a celei de regim, fluxurile de fabricaţie, gradul de ocupare şi modul de ocupare a locurilor de muncă şi multe altele. Realizarea ordinelor de producţie are în vedere realizarea planului, în general pe relaţia durată-cost, şi se materializează, prin procesarea datelor, în liste de activităţi, consumuri, costuri.

Datele procesate primar constituie surse de informaţii pentru Contabilitate, în principal, dar şi pentru serviciile de Supraveghere tehnologică, Inginerie tehnologică, Gestiunea resurselor umane, Financiar, dar, foarte important, pentru nivelele de planificare strategică, tactică, operaţională.

Sistemul de acumulare, stocare, procesare primară şi transfer de la acest pol este cel mai complex din următoarele motive:

volum mare de date de intrare;

procesare primară complexă în programarea fabricaţiei şi stocare;

volum mare de transferuri automate către contabilitate, transfer care trebuie să fie şi eficient, clar şi indubitabil în acelaşi timp.

5.6. Rezolvarea aspectelor financiare

Polul informaţional are surse de informare de la acumulările prezentate anterior şi îşi creează propriile date cu grad de procesare ridicat. Sursele de informare au fost exemplificate în exemplul de la capitolul 4.2, dar numeroase alte surse pot fi luate în discuţie (urmărirea încasării facturilor, urmărirea achitării facturilor etc.).

Datele stocate în contabilitate, deci acumulările proprii, constau în calculaţii şi raportări contabile. În sprijinul managementului strategic, serviciul Financiar îşi întocmeşte propriile analize financiare, rapoarte şi planuri, care devin date stocate la acest nivel.

5.7. Supravegherea tehnologică

Acest pol informaţional merită o tratare distinctă, deoarece prin date acumulate din mediul extern, cât şi din cel extern, creează o sursă de date proprie, constituită din următoarele elemente:

rapoarte descriptive asupra mediului extern;

evaluări, expertize;

rapoarte de monitorizare/audit efectuate în mediul intern;

proiecte de cercetare avansată;

date privind brevete disponibile, tehnologii disponibile, personal calificat disponibil şi altele şi preţurile acestora ş.a.m.d.

Deşi datele care fundamentează această activitate nu sunt date proprii, rezultatele prelucrărilor primare sunt surse de informare pentru funcţiunile integratoare ale întreprinderii.

Concluzii. În ciuda complexităţii şi diversităţii funcţiunilor unei întreprinderi constructoare de maşini, modelul de organizare a stocării datelor pe cei cinci poli informaţionali satisface derularea transferurilor şi procesării interne. Funcţiunile din fig. 4.1 sunt alimentate integral cu date provenite de la polii informaţionali menţionaţi.

6. MODELAREA PROCEDURILOR DE ACCESARE ŞI UTILIZARE

O etapă importantă în elaborarea şi optimizarea fluxurilor de informaţii este aceea a stabilirii procedurilor de accesare şi exploatare a bazelor de date.

Aşa cum s-a arătat în capitolul anterior, sunt două categorii de intervenţii care se cuvin tratate, şi anume:

a) Procesarea de date.

b) Exploatarea de către utilizatorii finali.

a) Procesarea de date. În sensul abordării de faţă, procesarea are în vedere următoarele acţiuni:

achiziţia de date. Achiziţia de date constă în introducerea în sistem de date din surse interne sau externe. Datele pot fi introduse în sisteme pre-formate, caz în care rutine specializate în achiziţie sunt necesare sau sunt preluate în forma disponibilă. De asemenea, datele sunt preluate cu voia deţinătorului anterior sau fără voia (acceptul) acestuia. O parte din datele din surse externe sunt, în mod uzual, preluate fără voia deţinătorului anterior (ex: informaţii tehnologice, liste de clienţi/furnizori ale concurenţilor etc.). Din surse externe există şi posibilitatea cumpărării de baze de date, existând firme şi reţele specializate.

stocarea. Se referă la suportul pe care sunt preluate datele şi pe care, de obicei, se realizează operaţiile următoare.

procesările primare. Procesările primare au în vedere diferite operaţii de selecţie, sortare şi pregătire a datelor pentru stocare îndelungată sau pentru transferare. Procesările primare implică transformarea datelor din forma în care au fost achiziţionate, în forma în care acestea pot fi transferate către utilizatori.

organizarea. Are în vedere structurile în care se aşază datele pregătite pentru accesarea de către utilizatorii finali. Organizarea datelor poate anticipa utilizările ulterioare. Modul de organizare poate influenţa considerabil asupra volumului de date transferate în flux.

stabilirea acceselor. Se au în vedere două tipuri de accese: ale administratorilor bazei de date şi ale utilizatorilor. În mod evident, administratorul bazei de date este cel care va opera modificările în baza de date, în timp ce utilizatorul este cel care accesează baza de date în scopul obţinerii de informaţii utile activităţii. Accesul la modificări ale bazei de date va fi limitat la administrator, iar accesul la utilizarea datelor va fi permis utilizatorilor aflaţi pe fluxul informaţional, în structurile verticale sau orizontale. Unele baze de date au acces limitat pe nivele de organizare.

b) Exploatarea de către utilizatori finali. Persoanele care utilizează aceste date reprezintă structuri ale întreprinderii aflate în fluxul informaţional, fie pe structurile verticale, fie pe cele orizontale. Structurile verticale superioare au acces nelimitat, celor inferioare le sunt transmise automat, de obicei, datele sau informaţiile care le primesc. În cazul informaţiilor, acestea vin, de obicei, sub formă de ordine. Pe orizontală accesele pot fi limitate sau libere, iar transferul se poate face automat, discontinuu, în forme predefinite (rapoarte standard) sau pot fi accesate, funcţie de aplicaţiile în curs.

Fig. 6.1. Model schematic de accesare şi utilizare

O schemă simplificată a procesului descris anterior este prezentată în figura 6.1.

În mod evident, schema din fig. 6.1 poate fi transformată, prin multiplicare şi interconexare, în schema bloc a transferurilor informaţionale ale unei întreprinderi. Este mai sugestiv, însă, ca schema fluxurilor să conţină funcţiuni (fig. 4.1), deoarece, în acest mod pot fi scrise mai uşor aplicaţiile de transfer automat de date, precum şi cele care generează rapoarte pre-definite (ex: date contabile, date statistice, evidenţe clienţi/furnizori/angajaţi ş.a.m.d).

Unele aspecte legate de procedurile de organizare şi transfer de date necesită elemente suplimentare de clarificare.

1. Procedurile de organizare şi transfer. Aceste proceduri reglementează organizarea şi transferul datelor şi informaţiilor. Sunt clarificate şi reglementate strict toate activităţile legate de procesarea datelor. De asemenea, pentru fiecare pol informaţional sunt precizate conexiunile cu funcţiunile întreprinderii cu care există contact pe relaţia verticală sau pe cea orizontală. Prin proceduri de stabilesc: forma şi periodicitatea rapoartelor standard, forma şi momentul de transfer pentru datele transferate automat, accesele pentru rapoartele aferente operaţiilor în curs şi permisivitatea accesului la date, procedurile de cercetări de date şi de monitorizare a bazelor de date.

2. Structura rapoartelor standard. Este stabilită să corespundă funcţiunii de destinaţie, raportul fiind conceput în concordanţă cu strategia întreprinderii.

3. Structura datelor transmise automat către utilizatori. Situaţia se aseamănă cu cea descrisă anterior, momentul lansării în sistem fiind prestabilit, iar influenţa datelor transmise propagându-se instantaneu, simultan şi automat în tot sistemul.

Deşi modelul de accesare şi utilizare este specific pentru fiecare întreprindere, chiar în cazul unor programe evoluate, perioada de formare depăşeşte, de regulă, 6 luni, procedurile şi principiile după care se realizează modelarea rămân aceleaşi.

7. IDENTIFICAREA UNOR CRITERII DE OPTIMIZARE A FLUXURILOR DE INFORMAŢII

Optimizarea fluxurilor de informaţii ca proces sau ca produs se supune unor aceloraşi reguli bazate pe valoare şi cost. Proiectarea sau îmbunătăţirea unui sistem informaţional, în folosul managementului, pornesc de la nevoia de a constata că oricare ar fi beneficiile aduse de această operaţie, costurile aferente sunt justificate. Scopul acestor sisteme informaţionale este de a asigura managementul cu informaţia creată la momentul potrivit. După unele surse, rezultatele obtenabile din ameliorarea fluxurilor informaţionale sunt cel mai ades depăşite de costurile sistemelor informaţionale, astfel încât există senzaţia că astfel de sisteme sunt non-profitabile. Pe de altă parte, eficienţa unui sistem informaţional este dificil de determinat, deoarece valoarea unei informaţii este dificil de consemnat.

În acest sens, autori cum sunt Robert H. Gregory şi Richard L. Van Horn, în lucrarea „Value and Cost of Information“, J. Daniel Canger şi Robert W. Knapp, în „Systems Analysis Techniques“, Barry J. Epstein şi William R. King, în „An Experimental Study of the Value of Information“, leagă valoarea informaţiei de patru factori principali, şi anume: calitatea, rapiditatea, cantitatea şi relevanţa în abilitatea managerială în luarea deciziilor.

a. Calitatea informaţiei. Pentru a aprecia calitatea unei informaţii, managerii trebuie să poată compara faptele raportate cu realitatea. Cu cât informaţia prezintă mai multă acurateţe, cu atât mai ridicată este calitatea şi cu atât mai mult managerii pot conta pe aceasta în luarea deciziei. În general, costul legat de obţinerea unei informaţii creşte cu cât calitatea informaţiei dorite este mai mare. De exemplu, o dublă sau triplă verificare asupra unei informaţii recent obţinute asigură o calitate superioară, dar costul orelor de calculator care însoţesc verificările pot fi mult prea mari.

Gradul de acurateţe necesare poate varia de la situaţie la situaţie. Ex: în industria auto, componentele de la furnizori necesită o reînnoire continuă şi un control de calitate mai strict. Dacă o informaţie privind necesitatea creşterii calităţii ajunge la nivel managerial, dar aceasta nu adaugă valoare, atunci nici informaţia nu are valoare.

b. Termenul de livrare a informaţiei. În vederea unui control eficient, măsuri de corecţie sunt necesare a fi luate înainte ca o deviaţie de la planul standard să aibă loc. Ca urmare, o informaţie provenită dintr-un sistem informaţional trebuie să ajungă în timp util la cunoştinţa managerului, astfel încât o reacţie să poată avea loc. Dacă o informaţie poate fi considerată a ajunge în timp util, aceasta depinde de tipul de informaţie, organizaţie şi nivel ierarhic. De exemplu, o informaţie destinată top-managementului poate ajunge mai lent decât în cazul managementului mediu sau operaţional, deoarece şi reacţiile acestora trebuie să fie mai rapide. În cazul organizaţiilor, un şef de magazin primeşte rapoarte zilnice asupra vânzărilor. Într-o întreprindere, managementul calităţii poate opera cu rapoarte săptămânale privind problemele clienţilor. La aceste nivele, întocmirea de rapoarte lunare poate fi doar istorie, fără utilitate practică.

c. Suficienţa cantitativă a informaţiei. Un mesaj nu poate fi considerat nici de calitate, nici oportun câtă vreme nu conţine suficientă cantitate de informaţii. Pe de altă parte, managerii de la toate nivelele sunt inundaţi de informaţii nerelevante şi inutile. Dacă ei vor primi mai multe informaţii decât pot utiliza cu folos, s-ar putea să piardă din vedere tocmai informaţiile cele mai eficiente.

d. Relevanţa informaţiei. În acelaşi timp, informaţia pe care managerul o primeşte trebuie să aibă relevanţă faţă de responsabilitate şi sarcinile de lucru. Managerul general nu trebuie să cunoască exact situaţia stocurilor de componente, precum şi administratorul stocurilor nu trebuie să aibă prea multe informaţii despre statutul echipelor de conducere de la alte nivele.

Faţă de cele arătate anterior, trebuie precizat că există indicatori tehnici în baza cărora se pot aprecia avantajele unui sistem informaţional. Dintre acestea se pot enumera:

A. Exactitatea. Se poate aprecia prin doi indicatori:

raportul (numărul de răspunsuri juste)/(numărul total de răspunsuri) date cu privire la evenimentul respectiv; este un indicator util în cazul sistemelor expert;

precizia datelor de care se dispune, măsurată cu relaţia:

în care:

- Kp - coeficientul de precizie;

- Ief - cantitatea de informaţie efectivă;

- Imax - cantitatea de informaţii maximă posibilă în condiţiile date (ceea ce corespunde cu gradul cel mai mare de detaliere posibil, în timpul avut la dispoziţie).

B. Complexitatea. Este vorba despre calitatea de a conţine elemente de cunoaştere care permit conturarea unei imagini cât mai complete asupra evenimentului. Se consideră corespunzător sistemul informaţional care asigură un grad de completitudine de 7%.

C. Oportunitatea. Poate fi privită ca rata informaţiilor care s-au încadrat în timpul disponibil de valorificare, raportate la volumul total de informaţii transferat.

D. Frecvenţa de elaborare. Densitatea de informaţii utilizabile furnizate în unitatea de timp.

E. Conţinutul adecvat. Rata informaţiilor utilizate ca atare (fără completări sau redistribuiri) la volumul total de informaţii transferat.

F. Forma de prezentare adecvată.

G. Capacitatea de intergrare în sistemul informaţional.

H. Utilitatea.

O evaluare empirică a utilităţii informaţiilor se poate realiza pe baza raportului între numărul informaţiilor utile şi cel al informaţiilor inutile. Se stabilesc următoarele paliere:

- > 0,5 : esenţă informaţională;

- 0,1 - 0,5 : ponderea normală a informaţiilor utile;

- < 0,1 : vid informaţional.

„Coeficientul acţiunii utile“ (Kan) poate oferi o apreciere calitativă a informaţiilor

în care:

- - cantităţi de informaţii care intră, respectiv ies, dintr-un compartiment;

- - valoarea corespunzătoare, în expresie bănească, a unităţii de informaţie.

Pentru sistemele informaţionale evoluate, se pot utiliza indicatori de performanţă specifici, dintre care se pot enumera:

Rata de accesare a bazelor de date (rA)

Rata rA se determină pentru intervale de timp prestabilite şi se realizează cu o periodicitate, de asemenea, prestabilită. În cazul înregistrărilor periodice, trendul ratei rA oferă indicaţii asupra calităţilor bazei de date.

Rata de transfer automat de date rTA

Rata de automatizare a exploatării bazelor de date (rEA)

Se evaluează pe o perioadă de timp prestabilite. La un trend descrescător este nevoie de o reînnoire a ofertei de rapoarte standard.

În ceea ce priveşte itinerariile parcurse de date şi informaţii de la locul culegerii datelor până la destinatarii informaţiilor, se consideră că circuitele trebuie să aibă următoarele caracteristici:

să fie cât mai scurte;

să fie raţionale, economicoase;

volumul de procesare intermediară necunoscut de utilizatorul final să fie minim.

Un model de analiză de tip cost-valoare a fost prezentat în cap. 3.1, pag. 4. Modelul odată transpuns grafic, oferă posibilitatea unei evaluări. Curbele care stau la baza modelului (valoarea derivată din îmbunătăţirea acţiunii care are la bază informaţia - costurile legate de obţinerea informaţiei, stocarea şi procesarea datelor) pot fi ajustate prin ajustarea unor mărimi deja prezentate la indicatorii precedenţi. Deşi mai sofisticat, modelul poate oferi concluzii interesante.

Un alt model este cel de analiză financiară, utilizat cu evaluarea eficienţei investiţiilor financiare. Modelele de analiză financiare bazate pe pragul de rentabilitate (PR), venitul net actualizat (VNA) şi rata internă de rentabilitate (RIR) sunt binecunoscute şi nu se cuvine a fi reluate. Ca interpretare: pragul de rentabilitate semnalează momentul din care investiţia devine eficientă, sporul de venit net actualizat trebuie împărţit între aportul sistemului informaţional şi eforturile de reorganizare, rata internă de rentabilitate arată efectele globale ale investiţiei.

Optimizarea fluxurilor de informaţii se realizează prin aducerea indicatorilor sau ai parametrilor modelelor de evaluare menţionaţi la niveluri care să ofere eficienţa maximă sistemului.

8. METODOLOGIE DE APLICARE

Pentru unele clarificări în abordarea implementării de sisteme informaţionale în întreprinderi din industria construcţiilor de maşini, este necesar a se prezenta şi principalele etape şi faze ale procesului de analiză şi proiectare a astfel de sisteme.

1. Definirea ariei studiului

1.1. Sesizarea necesităţii de efectuare a studiului.

1.2. Stabilirea temei.

1.3. Delimitarea ariei de cuprindere a studiului.

2. Definirea cerinţelor cărora trebuie să le răspundă studiul (caiet de sarcini)

2.1. Identificarea problemelor.

2.2. Stabilirea obiectivelor ce trebuie atinse prin îmbunătăţirea sistemului informaţional.

2.3. Studiul preliminar de pregătire a cadrului general de desfăşurare a proiectului.

2.4. Revederea obiectivelor stabilite în faza 2.2, dacă acest lucru apare ca necesar în urma efectuării studiului preliminar.

3. Cunoaşterea şi analiza critică a sistemului actual

3.1. Culegerea datelor privind sistemul existent.

3.2. Analiza critică a funcţionării sistemului actual.

3.3. Determinarea schimbărilor necesare în sistemul existent.

4. Proiectarea de detaliu a noului sistem

4.1. Elaborarea conceptului general.

4.2. Proiectarea de detaliu a noului sistem.

5. Implementarea şi urmărirea funcţionării noului sistem

5.1. Simularea funcţionării la proiectant.

5.2. Implementarea, instalarea, adaptarea la utilizator (inclusiv instruirea utilizatorului).

5.3. Urmărirea funcţionării.

5.4. Proiectarea şi implementarea procedurilor de evaluare periodică.

Schemă, explicaţii

9. PREZENTAREA UNOR SOLUŢII DE APLICARE, DE STRUCTURARE ŞI DE OPTIMIZARE A FLUXURILOR DE INFORMAŢII UTILIZÂND PRODUSE SOFTWARE AVANSATE

Diversele teorii manageriale, dezvoltate în plan ştiinţific, privind canalele de comunicare şi fluxurile informaţionale în sistemele industriale au fost puse în aplicare odată cu apariţia calculatoarelor. În prezent, există mai multe tipuri de programe structurate pe aplicaţii industriale care asigură, în regim integrat, toate funcţiunile sistemelor informaţionale. Aceste sisteme au fost dezvoltate după modele modulate (tip felii de tort multietajat, tip cărămizi, tip arboricol ş.a.), astfel încât asigură mutitudinea funcţiunilor la nivelul unei întreprinderi. Majoritatea celor care au pătruns pe piaţa din România sunt aplicabile în întreprinderi din industria construcţiilor de maşini.

Un astfel de sistem implică, la implementare, următoarele activităţi principale, respectiv transformări asupra întreprinderii:

reorganizarea fluxurilor informaţionale după principiile teoriei manageriale (de obicei, cea mai modernă în uz); aceasta implică transformări, uneori considerabile, a căror realizarea înseamnă chiar şi cicluri de 3-4 luni;

instruirea personalului de implementare, antrenare şi exploatare; propagarea cunoştinţelor se face la toate nivelele, fie la posturile de conducere, fie la posturile de execuţie;

pregătirea şi formarea bazelor de date; de obicei, se foloseşte tiparul oferit de firma furnizoare, dar adaptări şi corecţii sunt posibile;

pregătirea şi implementarea pachetelor de aplicaţii la utilizatori;

dezvoltarea şi extinderea sistemului de calcul.

Valoarea unor astfel de sisteme este ridicată, la aceasta adăugându-se echipamentul hardware, care încarcă nota de plată considerabil. Preţurile minime pe pachet pornesc de la 100.000 USD şi pot atinge valori impersionante, 2-3 milioane USD fiind valori uzuale pentru concerne multiorganizaţionale sau pentru reţele internaţionale.

De obicei aceste pachete se asociază cu sisteme de proiectare CAD/CAM, precum şi cu pachete expert specializate în analiza financiară, prognoză, proiectarea bugetelor de venituri şi cheltuieli, actualizarea stocurilor şi valorii mijloacelor fixe şi multe altele.

Dintre cele mai răspândite aplicaţii, considerăm util a prezenta, în prezenta lucrare, următoarele:

JOBSCOPE (SUA);

SAP (Germania);

Sistemul de baze de date şi aplicaţii ORACLE

Sistemul software pentru administrarea locală şi globală a afacerilor SCALA

Din prezentările la care au participat autorii lucrării, s-a desprins normalitatea suportului ştiinţific. În general, aplicaţiile şi programele de optimizare corespund celor prezentate în manualele şi cărţile de specialitate, marele avantaj fiind legarea automată a aplicaţiilor, logica, fiabilitatea, calitatea şi, în special, relevanţa datelor şi informaţiilor manipulate la nivelul fiecărei funcţiuni în parte.

Ca o concluzie vizibilă ca urmare a prezentării, chiar şi sumare, a pachetelor informatice specializate, rezultă două aspecte importante:

1. Nu merită dezvoltarea cu resurse proprii a unor astfel de sisteme (mai puţin a unor sisteme expert asociabile).

2. Merită organizat fluxul informaţional al întreprinderii ca şi cum ar exista un astfel de sistem, fie şi în perspectiva achiziţionării ulterioare.

10. CONCLUZII. VALORIFICARE

Tema „Modele pentru structurarea şi optimizarea fluxurilor de informaţii în unităţile din industria construcţiilor de maşini“ a fost abordată, în cuprinsul fazelor anterioare, atât în mediul convenţional, al conexiunilor statice, cât şi în mediul dinamic, concurenţial, al interdependenţei cu mediul economic înconjurător. Dacă fazele anterioare au fost orientate spre analiză şi sugestii privind direcţiile de evoluţie, în cuprinsul prezentei faze s-a urmărit elaborarea unui model dinamic, adaptiv, care să răspundă noilor tendinţe de structurare în stocarea şi transferul datelor şi informaţiilor.

Evoluţii rapide în teoria conducerii întreprinderii, asociate cu extrem de dinamica dezvoltare a tehnologiilor informaţionale, au condus la necesitatea reorganizării rapide a întreprinderilor. Dacă unele sectoare, pe baza unor caracteristici specifice acestora, legate de vârsta tânără, costul mic al imobilizărilor, dinamica forţei de muncă, au o reacţie rapidă la schimbare, industria construcţiilor de maşini prezintă o inerţie mai mare. Cu atât mai mare este şi nevoia de regândire a fluxurilor informaţionale şi, prin influenţă, a întregii structuri.

Modelul propus în prezenta etapă de cercetare îşi propune să exemplifice un mod avansat de abordare în ceea ce priveşte structurarea şi optimizarea fluxurilor de informaţii. Au fost vizate următoarele obiective:

organizarea stocării datelor şi informaţiilor;

modelarea procedurilor de accesare şi utilizare;

identificarea unor criterii de optimizare a fluxurilor.

Pentru a putea realiza un salt calitativ major în structurarea şi optimizarea fluxurilor de informaţii, a fost necesară tratarea, sub o formă metodologică, a următoarelor aspecte ştiinţifice şi tehnice:

1. Identificarea polilor de informaţii. Faţă de abordările convenţionale, în care polii de informaţii erau asociaţi la principalele segmente ierarhice ale organigramei, se propune plasarea polilor de informaţii în corelare cu funcţiunile principale ale întreprinderii, aşa cum sunt precizate în strategia managerială. Următoarele funcţiuni au fost considerate ca reprezentând poli informaţionali:

achiziţionarea ordinelor de producţie;

evaluarea ordinelor de producţie;

realizarea ordinelor de producţie;

rezolvarea aspectelor financiare;

supravegherea tehnologică.

Structura propusă constituie rezultatul orientării către clienţi a majorităţii întreprinderilor constructoare de maşini.

2. Formularea obiectivelor principale şi a principalelor soluţii privind organizarea fluxurilor informaţionale. În formularea obiectivelor s-a pornit de la o analiză a aspectelor teoretice privind informaţiile şi căile de comunicare, cu unele consideraţii dezvoltate pe comparaţia date-informaţii, evaluarea informaţiilor, decodificarea informaţiilor şi pe perturbaţiile din sistemele informaţionale. Obiectivele au fost formulate în sensul celor arătate, respectiv:

asigurarea scopului propus prin urmărirea unor caracteristici specifice ale datelor şi informaţiilor (relevanţă, acurateţe, completitudine ş.a.);

existenţa unei utilităţi şi a unor utilizări concrete;

asigurarea accesibilităţii din punct de vedere: timp, detaliere, decodificare;

reducerea perturbaţiilor în sistem (fizice şi de percepere-înţelegere, supraîncărcare ş.a.).

Organizarea fluxurilor informaţionale a fost tratată sub influenţa unor criterii de eficientizare, dintre care se pot enumera:

asigurarea suficienţei transferului de date (volum, continuitate, claritate etc.);

accesibilitate la date şi cu viteza potrivită;

fiabilitatea reţelelor sub aspectul reacţiei logice şi fizice;

obţinerea unor costuri rezonabile de implementare şi exploatare.

3. Trasarea fluxurilor informaţionale principale. Pe baza acumulărilor realizate în fazele anterioare, a fost realizată o schemă a fluxurilor informaţionale, perfect adaptată unei întreprinderi etalon pentru industria construcţiilor de maşini (în fig. 4.1). Schema fluxurilor informaţionale corespunde teoriei lanţului de valori al întreprinderii, având două orientări principale, respectiv către clienţi şi către funcţiunile întreprinderii. Ca un element de noutate, prezenta abordare tratează şi include în flux unele funcţiuni mai puţin abordate în sistemele informatice (comercializare-vânzare, supraveghere tehnologică, analiză financiară şi management strategic). Închiderea buclei se face în costuri şi determinarea derivaţiei de la planul strategic. Pentru exemplificare, în lucrare s-a exemplificat necesarul de date, sub o nouă structurare, pentru determinarea acestora. Costurile se calculează în două situaţii: prin simulare (ante-calculaţie) şi în mod real (post-calcul). Apropierea între cele două cotaţii reprezintă o performanţă a sistemului.

4. Model de organizare a stocării datelor. Abordarea organizării stocării datelor a fost tratată sub aspectele teoretice general şi în contextul aplicativ pentru o întreprindere din industria construcţiilor de maşini. Organizarea fluxurilor asigură următoarele trăsături:

unicitatea depozitului de date;

corelarea şi adaptarea datelor în procesele de actualizare;

relevanţa şi utilitatea în procesele pentru care sunt alocate, atât în relaţiile pe verticală, cât şi pe orizontală.

Achiziţionarea datelor va avea şi surse externe, nu numai transferul datelor interne de pe suport hârtie pe suport magnetic. Deşi datele din sistemele externe pot produce unele dezechilibre, avantajele deschiderii sunt multiple. Organizarea stocării datelor utilizează algoritmul folosit şi în cazul determinării polilor informaţionali.

5. Modelarea procedurilor de accesare şi utilizare. Procedurile au fost orientate pe procesarea de date şi pe exploatarea de către utilizatorii finali. Procesarea de date a avut în vedere următoarele acţiuni: achiziţia de date, stocarea, procesările primare, organizarea, stabilirea acceselor. Exploatarea de către utilizatorii finali a tratat: procedurile de organizare şi transfer, structura rapoartelor standard şi structura datelor transferate automat. Modelul schematic a fost conceput atât în strcuturile verticale, cât şi în cele orizontale, fiind prevăzute bucle de auto-evaluare.

6. Identificarea unor criterii de optimizare a fluxurilor de informaţii. Literatura de specialitate recunoaşte dificultatea evaluării fluxurilor de informaţii. Conform unor autori care au tratat aceste aspecte, criteriile sunt orientate către: calitatea informaţiei, termenul de livrare, suficienţa cantitativă şi relevanţa. Suplimentar, s-a încercat cuantificarea unor trăsături ale informaţiei, cum ar fi: exactitatea, complexitatea, oportunitatea, frecvenţa de elaborare, conţinutul adecvat, utilitatea. Ca o contribuţie, prin prezenta lucrare s-au sugerat modele de comensurare a eficienţei în sisteme automatizate de achiziţie, procesare şi transfer de date. S-au propus: rata de accesare a bazelor de date, rata de transfer automat de date, rata de automatizare a exploatării bazelor de date. Au fost propuse şi două modele de evaluare: un model de tip cost-valoare, bazat pe compararea costurilor, valoarea derivată a informaţiei şi costul legat de obţinere, stocare şi procesare, şi un model (cunoscut) de analiză financiară, care tratează optimizarea fluxurilor ca o problemă de investiţie. În cazul celui de-al doilea model, venitul net actualizat suplimentar se împarte între eficienţa fluxurilor de informaţii şi eficienţa reorganizării.

Optimizarea fluxurilor de informaţii constă în maximizarea / minimizarea criteriilor de evaluare prezentate anterior.

Se propune şi o metodologie de abordare a proceselor de proiectare şi implementare de sisteme informaţionale.

7. Metodologie de aplicare. Au fost prezentate principalele etape şi faze ale procesului de analiză şi proiectare a unor sisteme de structurare şi optimizare a fluxurilor de informaţii. În acelaşi context, a fost prezentat cadrul metodologic pentru realizarea unui proiect de implementare.

8. Prezentarea unor soluţii de aplicare. Pentru clarificarea unor aspecte practice, au fost prezentate câteva sisteme informaţionale, furnizate „la cheie“ de producători notorii din domeniu. Prezentarea nu are scop comercial, ci doar exemplificativ în ceea ce priveşte aplicabilitatea practică a formulărilor teoretice.

Principalele rezultate obţinute în elaborarea lucrării sunt următoarele:

formularea unui model de structurare şi optimizare a fluxurilor informaţionale;

unele contribuţii originale la definirea schemei fluxurilor informaţionale a întreprinderilor din construcţiile de maşini, precum şi în evaluarea eficienţei acestora.

Valorificarea rezultatelor se va face, în plan teoretic, prin extinderea modelului în analiza întreprinderilor structurate pe centre de profit/cost şi a grupurilor de întreprinderi şi, în plan practic, prin asistenţă în procesele de modernizare şi reengineering.

Faza finală Înapoi

Poz.	Denumirea activităţii	Surse de date şi informare	Direcţii de transfer de date şi informare
1.	Infrastructura (I)	· poz. 2-8; · clienţi; · furnizori; · concurenţă.	· transferuri în interior.
2.	Gestiunea resurselor umane (GRU)	· DT, P, CV, S; · concurenţă.	· DT, I.
3.	Dezvoltarea tehnologică (DT)	· poz. 1-9; · clienţi; · furnizori; · concurenţă; · nivel C&D.	· poz. 1-9.
4.	Aprovizionarea (A)	· DT, P, CV, S, I; · furnizori; · concurenţă.	· S, LI, IE, DT; · furnizori.
5.	Logistica internă (LI)	· A, DT, I, P.	· P, DT, S, A.
6.	Producţia (P)	· S, DT, GRU, A, LI.	· S, DT, LE, A.
7.	Logistica externă (LE)	· I, DT, P, CV, S; · clienţi.	· I, DT, S; · clienţi.
8.	Comercializare-vânzare (CV)	· I, GRU, DT, P, LE; · clienţi; · concurenţă; · cercetare piaţă.	· I, DT, P, S, A; · clienţi.
9.	Service, asistenţă, post-vânzare (S)	· GRU, DT, A, P, LE, CV; · clienţi; · concurenţă.	· I, DT, CV, LE, A; · clienţi.